Wenn dein Projekt glatt läuft, aber dein Kunde davon nichts mitbekommt, läuft es eben doch nicht richtig. Unabhängig von deinem Projekt, geht es immer darum, wie gut du es deinem Kunden kommunizierst. 

Und ja, wir wissen alle, dass häufige Fragen zum Projektstatus, unübersichtliche Freigabe-Prozesse und Feedback per Sprachnachricht oft Nerven kostet und vor allem Zeit. 

Die Lösung? 

Hol deine Kunden direkt mit ins Projekt! 

Wie du am besten umsetzt, erfährst du in diesem Artikel mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung und einem Beispiel aus der Praxis, damit du dich in Zukunft nicht mehr über lästige E-Mails ärgern musst.

Warum du deine Kunden einbinden solltest 

Du kennst das? 

Du hast gerade den nächsten Task abgehakt, alles läuft und dann kommt sie wieder, die berüchtigte Stand-der-Dinge-Mail. 

Und schneller als man denkt, ist dein Fokus weg, Zeit geht verloren und dein eigentlich klar strukturierter Ablauf bröckelt. 

Genau hier setzt das Projektmanagement-Tool Proyex an. 

Du bindest deine Kunden direkt in Proyex ein. Sie behalten automatisch den Überblick, genau wie du. Deine Kunden sehen das, was für sie wichtig ist, inklusive aktuellen Projektstatus und geben Feedback genau da, wo es gebraucht wird.

Mit Proyex: Projektkommunikation, die keine Fragen offen lässt

Wie oben bereits erwähnt, sind deine Kunden in Proyex direkt mit im Projekt eingebunden. Von Projektstatus und Aufgabenverteilung bis hin zu Feedback und Freigaben. Alles, was du brauchst, ist direkt an einem Ort. Dadurch werden Missverständnisse und Verzögerungen vermieden, und du kannst dich darauf konzentrieren, das Projekt voranzutreiben. 

Schritt-für-Schritt Anleitung: So arbeitest du mit deinen Kunden in Proyex

So bringst du Struktur in eure Zusammenarbeit und deine Kunden immer auf den neuesten Stand: 

1. Projekt anlegen 

Starte mit einem sauberen Setup. Du legst dein Projekt mit ein paar Klicks an: Projektname, Beschreibung und Startdatum. 

2. Aufgaben und Meilensteine strukturieren

Teile dein Projekt in übersichtliche Aufgaben und Meilensteine auf. Innerhalb eines Meilensteins kannst du ganz flexibel Tasks anlegen. Füge Beschreibungen, Checklisten und Deadlines hinzu und lade bei Bedarf auch Dateien hoch. 

Aufgaben können als „Offen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „Verzögert“ markiert werden. So behältst du und dein Kunde immer den Überblick. Sobald alle zugehörigen Aufgaben eines Meilensteins gemacht sind, wird er automatisch als “erledigt” markiert.

💡Tipp: Du kannst auch ein bestehendes Template nutzen – ideal, wenn du ähnliche Projekte öfter umsetzt. Wie genau das geht, siehst du im Praxisbeispiel. 

3. Kundenzugang erstellen – ohne Accountpflicht

Deine Kunden sollen mitarbeiten können, ohne sich erst irgendwo registrieren zu müssen. Das funktioniert ganz einfach über den “Gäste” Button oben rechts in einem Projekt. Gib einfach den Namen und E-Mail-Adresse deines Kunden an und füge ihn dem Projekt hinzu. 

Optional kannst du noch einstellen, welche Bereiche dein Kunde sehen darf (Tasks, Meilensteine, Freigaben etc.). 

Er bekommt im Anschluss eine E-Mail mit Zugangslink und muss sich als Gast kein eigenes Konto anlegen. Der Zugriff ist dabei DSGVO-konform und sicher, damit du dir keine Sorgen um den Datenschutz machen musst. Mehr zu dem Thema findest du hier: Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO.

💡Tipp: Teile mit deinen Kunden nur das, was wirklich wichtig ist. So behalten sie einen besseren Überblick und sparen sich Stress mit Tools und Accounts. 

4. Aufgaben zur Freigabe markieren

Für jede deiner Aufgaben kannst du entscheiden, ob dein Kunde sie dir freigeben soll. Konkret heißt das, wenn du dich für die Freigabe entschieden hast: Sobald du eine Aufgabe als “erledigt” markierst, bekommt dein Kunde automatisch eine Benachrichtigung und weiß, dass er dran ist. Er kann nun die Aufgabe freigeben oder eine Revision anfordern mit Kommentar. 

💡Tipp: Kombiniere deine Freigabe mit einer klaren Deadline, um dich an den Zeitplan des gesamten Projekts einfacher halten zu können.  

5. Feedback einsammeln und Änderungen umsetzen 

Dein Kunde hat nun eine Revision angefordert, nachdem du ihm erste Entwürfe freigegeben hast. Die erste Revisionsrunde beginnt. Du kannst Kommentare deines Kunden direkt in Meilensteine und Aufgaben hinzufügen, so bleibt euer gesamte Austausch an einem Ort. 

Vorteile für dich und deine Kunden

Mit der Schritt-für-Schritt Anleitung hast du bereits gesehen, wie einfach es ist, deine Kunden in dein Projekt einzubinden. Aber was es dir und deinen Kunden bringt, erfährst du jetzt:

• Mehr Übersicht und Transparenz: Dein Kunde hat jederzeit einen klaren Überblick über den Projektstatus. Und somit bleiben keine offenen Fragen mehr, dein Kunde weiß immer, was als nächstes ansteht und was bereits geschafft ist. 

• Effiziente Kommunikation: Die berüchtigte Stand-der-Dinge-Mail gehört der Vergangenheit an. Alle Kommentare und Feedbacks sind direkt in Proyex integriert und eure Kommunikation läuft zielgerichtet und zeitsparend.

• Kein Tool-Wirrwarr: Der Zugriff als Gast ermöglicht einen einfachen und entspannten Zugriff auf die Projekte, ganz ohne Account Registrierung oder zusätzlichen Softwares. 

• Schnellere Umsetzung: Durch Freigaben und Kommunikation direkt in Proyex spart ihr euch viel Zeit. Besseres Zeitmanagement, gleich optimierter Workflow! 

• Zufriedenheit auf beiden Seiten: Am Ende des Tages zählt vor allem eins, ein zufriedener Kunde. Ein strukturierter Projektablauf stärkt das Vertrauen und legt den Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit. 

Best Practice: Ein typisches Webdesign-Projekt mit Proyex 

Du willst wissen, wie das Ganze im Alltag aussieht? Angelehnt an die Schritt-für-Schritt-Anleitung könnte so dein Workflow für ein Webdesign-Projekt mit einem Kunden aussehen - vom ersten Kick-off bis zur finalen Übergabe.

1.Projektstart: Die Website für die Testfirma 

Für deinen Kunden “Testfirma” möchtest du das Webdesign-Projekt in Proyex anlegen. Dein Projekt könnte den Namen “Website-Relaunch Testfirma Q2” haben und beginnt am 01. Mai. Mit einer kurzen Beschreibung schließt du das Anlegen deines Projekts ab.  

2. Meilensteine und To-Dos im Webdesign Projekt planen

Du beginnst deinem Projekt eine sinnvolle Struktur zu geben. In einem Webdesign-Projekt könnte es folgende Meilensteine und Aufgaben geben:

 Aufgaben und Meilensteine in Proyex

🪜Kick-off und Strategie     

• Briefing-Gespräch 

• Zielgruppe und Ziele definieren 

• Wettbewerbsanalyse 

• Inhalte und Funktionen der Website festlegen

• Zugangsdaten und Materialien einsammeln

🎨 Designphase

• Moodboard erstellen 

• Styleguide anlegen 

• Erste Designentwürfe anfertigen 

• Design zur Freigabe markieren und Feedback einholen 

• Revisionsrunden

🛠️ Umsetzung und Entwicklung

• Technische Umsetzung 

• Inhalte einpflegen (Texte, Bilder etc.)

• Funktionstest durchführen (Formulare, Links etc.)

• Website zur Freigabe markieren und Feedback einholen 

• Revisionsrunden

🚀 Launch und Übergabe

• Domain und Hosting verbinden 

• Livegang vorbereiten 

• Zugangsdaten übergeben 

Sobald du einmal Meilensteine und Aufgaben für ein wiederkehrendes Projekt definiert hast, kannst daraus ein Template entwerfen. Das geht ganz einfach unter “Template erstellen” bei deinem Projekt. 

3. Dein Kunde steigt ein

Mit dem “Gäste” Button fügst du deinen Kunden dem Webdesign-Projekt hinzu, ganz ohne Aufwand einer Registrierung. Er bekommt den Link und Zugriff per E-Mail. 

4. Design und Entwürfe zur Freigabe markieren

Du bist nun an dem Punkt, wo du deine ersten Designs umgesetzt hast, ein echter Fortschritt für dein Projekt. Anstatt das Design per E-Mail zu verschicken und auf Rückmeldungen zu warten, lädst du deine Designs hoch und markierst die Aufgabe „Designentwürfe“ zur Freigabe. 

5. Revisionsrunden: Feinschliff für dein Webdesign-Projekt

Dein Kunde wird benachrichtigt und gibt Feedback. Es folgen die Revisionsrunden. Euer Austausch findet in Proyex statt und das Webdesign-Projekt wird reibungslos abgerundet. Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur helfen dir dabei, diesen Prozess noch effizienter und zielgerichteter zu gestalten.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss mein Kunde ein eigenes Konto erstellen, um Proyex zu nutzen?

Nein, mit dem "Gäste" Zugang kann er einfach per E-Mail eingeladen werden und hat direkten Zugriff auf das Projekt.

Kann ich festlegen, welche Bereiche meines Projekts mein Kunde sehen kann?

Ja, du entscheidest, welche Aufgaben und Meilensteine dein Kunde sehen und bearbeiten kann. Du behältst die Kontrolle und bietest ihm gleichzeitig einen transparenten Überblick über das Projekt.

Wie funktioniert die Feedback-Funktion in Proyex?

Sobald du eine Aufgabe zur Freigabe markierst, kann dein Kunde Feedback direkt im Tool hinterlassen, ganz ohne das Hin und Her von E-Mails.

Wie sicher sind die Daten in Proyex?

Proyex ist DSGVO-konform und sorgt dafür, dass sowohl deine als auch die Daten deines Kunden sicher sind. Alle Daten werden verschlüsselt und entsprechen den geltenden Datenschutzbestimmungen. 

Kann ich Proyex auch für andere Projekte wie Content-Erstellung oder Social Media verwenden?

Ja, Proyex eignet sich nicht nur für Webdesign-Projekte, sondern auch für eine Vielzahl anderer Projekte. Du kannst es z.B. für Content-Entwicklung, Marketing-Kampagnen und vieles mehr nutzen. 

Was passiert, wenn ich eine Aufgabe nicht rechtzeitig abschließe?

Proyex hilft dir dabei, Deadlines einzuhalten mit deinem eigenen strukturierten Plan. Falls du doch einmal in Verzug gerätst, bekommst du eine Erinnerung, damit du die Fristen nicht aus den Augen verlierst.

Kann ich Proyex auch mobil nutzen?

Ja, Proyex ist auch in einer mobilen Version verfügbar, damit du jederzeit Projekte zugreifen und mit Kunden kommunizieren kannst.

Fazit: Klarheit statt Chaos mit Proyex 

Das klingt nach einer idealen Lösung, um deine Kunden mühelos in den Projektprozess einzubinden. Ist es auch! 

Du strukturierst Aufgaben und Meilensteine klar, holst Feedback in Echtzeit ein und optimierst die Zusammenarbeit. Das sorgt für zufriedenere Kunden und weniger Stress für dich. Behalte immer den Überblick und konzentrier dich auf das Wesentliche: erfolgreiche Projekte. 

Jetzt starten und Proyex für dein nächstes Projekt nutzen!