Deine Projekte laufen etwas chaotisch? Zu viele To-Do Listen, bei denen man den Überblick zwischen einzelnen Kunden verliert… Dann wird es Zeit für smarte Projekt-Templates, die ein Gamechanger für dein Business sein können. Denn somit sparst du dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch den Stress und den Aufwand, immer wieder die gleichen Aufgaben neu anzulegen. 

Mit cleveren Templates lassen sich deine Projekte klarer und richtig professionell gestalten, damit alles wie am Schnürchen läuft. 

Templates: Das Geheimrezept für dich als Freelancer oder Agentur-Partner 

Egal, ob du Freelancer bist oder in einer Agentur arbeitest, die gleichen Arbeitsabläufe immer wieder neu zu beginnen, kostet Zeit und Geld. Durch Projekt-Templates kannst du wiederkehrende Prozesse standardisieren und bist direkt viel effizienter. Du sorgst für mehr Transparenz und legst von Beginn an den Grundstein für zufriedenere Kunden. 

Ständig von vorne anfangen? So geht’s auch einfacher 

Du hast einen neuen Kunden, also fängt ein neues Projekt an. Du erstellst Tasks, legst Ordner an, schreibst Mails, aber alles schon zum x-ten Mal. Dabei geht dir wertvolle Zeit verloren, denn du suchst wieder Dinge neu zusammen.

Mit Templates kannst du dir genau das alles sparen und das wird dein Projektmanagement um einiges vereinfachen. Anfangs erstellst du dir einmal eine smarte Vorlage für deine typischen Abläufe. Das kann von Website-Projekten zu Social Media Paketen oder auch Texten für neue Sales Pages reichen. Genau diese Templates kannst du dann immer wieder benutzen und musst nicht mehr von Null anfangen. 

💡Tipp: Wenn deine Prozesse sich ändern, kannst du die Templates natürlich jederzeit anpassen an neue Bedürfnisse. 

Klare Ansagen in deiner Projektkommunikation 

Natürlich möchtest du deinen Kunden nur das Beste bieten und Missverständnisse, Verzögerungen und Frust vermeiden. 

Mit den Templates kannst du deine Kundenkommunikation ganz simpel standardisieren. Du hast klare Abläufe, Aufgabenbeschreibungen, Timings und Zuständigkeiten direkt inkludiert. 

Für deine Kunden also: weniger Verwirrung, mehr Vertrauen. 

Und für dich: weniger Rückfragen, mehr Fokus. 

Zufriedene Kunden lieben Klarheit 

Mit der Struktur in deinen Templates sind deine Kunden direkt in deinen Workflow eingeführt und wissen, was gerade läuft. Statt wildem Hin- und Her gibt es ordentliche Abläufe mit verständlichen To-Dos und Deadlines. 

Deine Kunden sehen, dass dein Business professionell läuft, fühlen sich abgeholt und eingebunden. Gerade bei größeren Projekten macht das einen wesentlichen Unterschied. 

💡Tipp: In Proyex kannst du sogar Dummy Kunden für interne Tests anlegen und überprüfen, wie das Ganze aus Kundensicht aussieht. 

Unverzichtbare Templates für Done-for-You und Done-with-You Projekte 

Je nachdem, ob du Projekte komplett für deine Kunden umsetzt (Done-for-You) oder sie aktiv einbindest (Done-with-You), brauchst du unterschiedliche Herangehensweisen in deiner Arbeitsweise. 

Alles rund um das Thema Done-for-You und Done-with-You erfährst du hier: “Done-for-You oder Done-with-You? Das solltest du wissen”. 

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Templates, die dir eine große Hilfestellung bieten: 

1. Projektart-spezifische Templates: Diese sind auf deine Projektart zugeschnitten, zum Beispiel Design- oder Textprojekte, Social Media Pakete etc. Sie enthalten alle typischen Aufgaben und Abläufe, die genau für diesen Projekttyp relevant sind. 

2. Prozess- und Ablauf-Templates: Sie sorgen dafür, dass jeder Kundenauftrag einen klaren, transparenten Fahrplan bekommt, unabhängig von der Projektart. Hierzu gehören Projektstart-Checklisten, Kommunikationspläne, Meilenstein-Listen und Feedbackschleifen. 

Eine gute Kombination aus beidem macht deine Arbeit effizient und bringt dir nicht nur Struktur, sondern auch zufriedene Kunden. 

Diese Prozess-Templates dürfen in deinem Projekt nicht fehlen 

Während sich deine Projektart-Templates je nach Job, Branche oder Angebot unterscheiden, bilden die Prozess-Templates das stabile Grundgerüst für jedes Projekt. Sie zeigen, dass alles mit einem durchdachten System läuft. 

Kick-Off und Onboarding-Template: Alles auf Start setzen 

Damit sorgst du dafür, dass bei deinem Projektstart keine wichtigen Infos oder Aufgaben vergessen werden. 

Mehr dazu kannst du hier finden: “Was ein gutes Onboarding in deinem Projekt ausmacht - für dich und deine Kunden”. 

Ablaufplan und Meilensteine: Struktur für dich und deine Kunden 

Behalte mit klaren Aufgaben und festgelegten Meilensteinen jederzeit den Überblick. Das gibt dir und deinen Kunden Sicherheit und hilft, Deadlines einzuhalten. 

Hier geht es zum Beitrag “Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten?”, wenn du mehr darüber erfahren möchtest. 

Feedback und Revisionsrunden: Nie wieder Chaos 

Organisiere Feedback gezielt mit klaren Deadlines und Revisionsrunden. 

“Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur” gibt es hier. 

Abnahme-Template: Saubere Übergabe, professioneller Eindruck 

Damit ist die Übergabe deines Projekts an deinen Kunden und ein ordentlicher Abschluss garantiert. Es bringt Klarheit, schützt dich und du hinterlässt einen professionellen Eindruck. 

So baust du dir dein erstes Projekt-Template mit Proyex 

Ist der erste Schritt erst mal getan und du hast dein erstes Template erstellt, wird der Start weiterer neuer Projekte zu einem Selbstläufer. In Proyex kannst du dir mit wenigen Klicks eine professionelle Vorlage für regelmäßige Kundenprojekte anlegen. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst. 

1. Bestehende Inhalte wiederverwenden und neues Projekt anlegen

Schau dir zu Beginn an, was du in bisherigen Projekten schon verwendet hast. Briefings, Dokumente und weitere Notizen können eine gute Grundlage für deine Templates bilden. Nun kannst du in Proyex ein neues Projekt anlegen und es benennen. 

2. Struktur aufbauen 

In Proyex arbeitest du mit Milestones und Tasks, um dein Projekt zu gliedern. Diese können beispielsweise folgende sein: 

• Kick-Off und Briefing

• Designphase 

• Revisionsrunden 

• Finalisierung 

• Abschluss und Übergabe 

💡Tipp: Füge direkt Deadlines, Beschreibungen und/oder Checklisten hinzu. Dann bist du bei jedem neuen Projekt direkt startklar. 

3. Template in Proyex integrieren 

Im Projektmenü unter Tasks findest du den Button “Create Template”. Diesen kannst du nun ganz einfach klicken und dein Projekt wird automatisch als Template gespeichert. Im Menü links findest du alle deine Templates aufgelistet und kannst diese immer wieder bearbeiten oder gegebenenfalls auch löschen, falls du etwas nicht mehr brauchst. 

Template Erstellung in Proyex

Template Struktur in Proyex

4. Template testen 

Bevor du nun zu einem echten Kundenprojekt übergehst, empfehlen wir dir, dein Template vorher zu prüfen. Du kannst ein Testprojekt anlegen und schauen, ob deine Aufgaben, Meilensteine und Einstellungen übernommen wurden. Du kannst deine Templates immer wieder aktualisieren und anpassen. So hast du immer die aktuellste Version. 

Best Practices: Hol das Beste aus deinen Templates raus 

👉 Keep it simple und erweitere bei Bedarf

Du musst nicht direkt alle Templates für jedes Thema und Projekt erstellen. Dein erstes Template ist ein guter Start, den du nach und nach erweitern und anpassen kannst, sowie neue Templates hinzufügen kannst. 

🛠 Lerne aus echten Projekten 

Jedes neue Kundenprojekt liefert dir wichtige Erkenntnisse für deine weitere Arbeitsweise. Was hat gefehlt? Was war überflüssig? So wachsen deine Templates mit der Praxis. 

🗂 Erstelle mehrere kleine Templates statt einem großen 

Je nach Angebotsvielfalt macht es Sinn, eigene Templates anzulegen. Damit spezialisierst du deine Struktur genau an deine Projekte und musst weniger anpassen. 

💬 Standardtexte integrieren 

Feedback-Anfragen, Übergabetexte oder Onboarding-Infos: Diese Texte sind meistens Standard und du kannst sie direkt in dein Template packen. Spart dir Zeit und bringt eine klare Kommunikation.

🔁 Regelmäßig updaten 

Wenn du etwas optimierst, speichere dein Template einfach neu ab. Dann bist du immer auf dem aktuellsten Stand und musst nicht jedes Mal von vorne beginnen. 

Fazit: Mit weniger Aufwand und mehr Struktur zu deinen Projekt-Templates 

Mit gut durchdachten Projekt-Templates sparst du dir nicht nur Zeit, sondern bringst auch Verlässlichkeit und Professionalität in deine Arbeitsabläufe. Gerade bei mehreren parallelen Projekten und unterschiedlichen Kundentypen können dir Templates eine wesentliche Stütze bieten. Und das Beste: Je mehr du mit ihnen arbeitest, desto smarter und individueller werden sie. 

Mach den ersten Schritt und leg dir in Proyex dein Projekt-Template an.