DSGVO oder auch die Datenschutzgrundverordnung der EU. Klingt wie ein trockenes Bürokratie-Thema, das man am liebsten ignorieren würde. Und ganz ehrlich: Es nervt auch ein bisschen.

Aber leider kommst du trotzdem nicht drumherum, vor allem wenn du mit Kunden arbeitest, Websites umsetzt oder Rechnungen schreibst. 

Denn sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, ist es wichtig, zu wissen, was du darfst und was nicht. Damit gibst du deinen Kunden Vertrauen, hast einen professionellen Eindruck und sicherst dich natürlich auch ab. 

In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du rund um das Thema DSGVO wissen musst, um deinen Arbeitsalltag datensicher aufzusetzen und deine Kunden zu schützen. 

Und das Beste: Wenn du Proyex nutzt, sind viele DSGVO-Anforderungen schon direkt integriert. Du musst weniger selbst beachten und kannst dich auf deine Projekte konzentrieren.

Was ist die DSGVO und warum betrifft sie dich? 

Grundlagen der DSGVO 

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als ein Gesetz der Europäischen Union mit dem Ziel, Menschen davor zu schützen, dass ihre persönlichen Daten unkontrolliert gesammelt, gespeichert oder weitergegeben werden.

Für dich bedeutet das also, dass du bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, sprich Namen, E-Mail-Adressen, Zahlungsinfos etc., bestimmte Regeln einhalten musst. Die DSGVO verpflichtet dich dazu, die Daten transparent, sicher und fair zu verarbeiten, damit Datenschutz kein Zufall, sondern Standard ist. 

Warum Datenschutz so wichtig für dein Business ist

Die DSGVO ist eine wichtige Grundlage für professionelles Arbeiten. 

• Du arbeitest mit Vertrauen. Deine Kunden geben dir ihre sensiblen Daten. 

• Du trägst große Verantwortung und bist gleichzeitig Chef, Projektleitung und Datenschutzbeauftragter.

• Du nutzt viele Tools. Zoom, Notion, CRM-Systeme, Buchhaltungstools, die alle Daten verarbeiten.

Wenn du den Datenschutz richtig aufstellst, bist du nicht nur rechtlich abgesichert, sondern du wirkst auch seriöser, strukturierter und vertrauenswürdiger. Sobald du es richtig implementiert hast, läuft vieles davon auch nahezu automatisch. 

Welche Daten sind betroffen? 

Zu den „personenbezogenen Daten“, von denen die DSGVO spricht, gehören alle Informationen, mit denen man eine Person direkt oder indirekt identifizieren kann. Das sind in der Regel folgende Daten:

• Name, Adresse, E-Mail

• Telefonnummer

• Zahlungsdaten

• IP-Adresse

• Standortdaten

• Inhalte aus Kontaktformularen oder Bewerbungen

• Projektinfos, Notizen, Screenshots mit personenbezogenem Inhalt

Demnach bist du in der Verantwortung, wenn du z.B. eine Kundenliste pflegst oder Formulare deiner Kunden erhältst. Dafür musst du wissen, worauf bei weiterer Speicherung von Daten geachtet werden soll.

DSGVO unkompliziert in dein Business umsetzen

Die Integration der DSGVO in deinen Arbeitsalltag ist weit weniger komplex, als es auf den ersten Blick erscheinen mag.

Wir zeigen dir in drei simplen Schritten, wie du sie schnell und effizient in deine Prozesse implementieren kannst.

👉 Schritt 1: Alles, was deine Datenschutzerklärung braucht

Jede Website, die personenbezogene Daten sammelt, braucht eine Datenschutzerklärung. Deine Kunden wollen wissen, was mit ihren Daten passiert. Und die DSGVO schreibt vor, dass du das transparent machst. 

Inhalte der Datenschutzerklärung

In der Datenschutzerklärung sollte erläutert werden, welche Daten deines Kunden du speicherst und warum. Außerdem muss rein, wie lange du die Daten speicherst und ob du sie weitergibst (z. B. an Drittanbieter). Dabei ist darauf zu achten, dass es verständlich und vollständig ist, damit deine Kunden mitkommen. 

💡Tipp: Halte die Datenschutzerklärung kurz und verständlich ohne unnötige Komplexität.

Platzierung auf deiner Website

Die Datenschutzerklärung sollte gut sichtbar sein. Du kannst sie in der Fußzeile deiner Website verlinken oder im Footer-Bereich. Manche Tools bieten auch eine automatische Pop-up-Nachricht beim ersten Besuch, die den User auf den Link hinweist. 

Wenn du mit Proyex eigene Kundenseiten oder Kundenportale erstellst, kannst du dort direkt dein eigenes Impressum und deine Datenschutzerklärung hinterlegen. Du brauchst kein zusätzliches Plugin und erfüllst direkt die rechtlichen Anforderungen an deine Seiten. Die Inhalte musst du jedoch selbst liefern. 

👉 Schritt 2: Kunden, Tools und Verträge 

Für die Zusammenarbeit mit deinen Kunden gibt es wichtige vertragliche Vereinbarungen  wie z.B. der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der sicherstellt, dass deine Arbeit DSGVO-konform bleibt.

Mehr zum Thema AV-Vertrag und Muster findest du hier: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verstehen und nutzen.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) 

Der AV-Vertrag ist notwendig, wenn du personenbezogene Daten verarbeitest. Unabhängig davon, ob es um eine Website, ein Kundenportal oder ähnliche Projekte geht. 

Proyex kann dir dabei helfen und dir auf Wunsch diesen Vertrag zur Verfügung stellen. Somit bist du vor rechtlichen Problemen geschützt und sorgst für einen geregelten Ablauf im Datenschutz. 

Externe Tools: Proyex als datenschutzkonforme Alternative 

Bei vielen Tools wie Google, Asana und Co. ist das Thema Datenschutz etwas komplexer. Das liegt vor allem daran, dass diese Anbieter ihren Sitz außerhalb der EU haben, beispielsweise in den USA, und dafür stellt die DSGVO mehr Anforderungen. Es braucht oft zusätzliche Verträge, wie Standardvertragsklauseln, und besondere Hinweise in deiner Datenschutzerklärung. 

Mit Proyex bist du da auf der sicheren Seite. Als deutsches Unternehmen mit Serverstandorten in Deutschland erfüllt das Tool die Anforderungen der DSGVO von Grund auf, da die Daten deiner Kunden im europäischen Rechtsraum bleiben. Du benötigst keine Zusatzverträge und hast keinen weiteren Aufwand. 

So bringst du Datenschutz sauber in deine Kundenprojekte  

Wenn du direkt in deinen Angeboten und Verträgen auf Datenschutz eingehst und deutlich machst, wie du mit sensiblen Daten arbeitest, bleibst du transparent und schaffst Vertrauen bei deinen Kunden. Wie du Kunden einfach in Projekte einbindest, damit alles transparent bleibt, erfährst du hier: Kunden in Projekte einbinden – So geht’s mit Proyex.

Erkläre in deinen Angeboten, dass du ausschließlich DSGVO-konforme Tools einsetzt und mit einem AV-Vertrag in Bezug auf personenbezogene Daten arbeitest, wenn du Proyex nutzt. Du kannst darauf verweisen, dass die Daten deiner Kunden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden und dass die Datenhoheit bei dir bleibt. Das heißt, dass Proyex die Daten deiner Kunden nicht zu Werbezwecken nutzt oder an Dritte weitergibt. Wenn du hervorhebst, dass du deine Kundendaten nur für den vereinbarten Zweck nutzt und die Zugriffsrechte klar geregelt sind, hast du deine Kunden schon mal auf der sicheren Seite. 

All diese Informationen solltest du idealerweise in deine Angebotsunterlagen oder AGB integrieren, am besten in klarer, verständlicher Sprache, damit deine Kunden sofort nachvollziehen können, worum es geht.

👉 Schritt 3: Daten sicher und strukturiert handhaben 

Bei regelmäßiger Verarbeitung von sensiblen Daten brauchst du nicht nur das nötige Fachwissen, sondern auch eine klare Struktur in deinem Arbeitsalltag, um die Daten sauber zu dokumentieren.

Personenbezogene Daten im Alltag schützen 

Ob Namen, E-Mail-Adressen oder Projektinfos, all diese Daten müssen sicher gespeichert sein und du musst einen Überblick darüber behalten, wo du sie speicherst und wer Zugriff auf die Daten hat. 

Grundsätzlich gilt: Nur so viele Daten speichern, wie nötig und so kurz wie möglich. Insbesondere bei sensiblen Kundendaten solltest du nicht mit offenen Freigabelinks arbeiten, sondern gezielt steuern, wer was sehen darf.

💡Tipp: Regelmäßige Backups, sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen dich nochmal besser dabei, personenbezogene Daten DSGVO-konform und sicher zu handhaben.

Tools und Setups, die dir das Leben leichter machen 

Proyex ist ein Projektmanagement-Tool, das Datenschutz nicht als Nebensache behandelt.

Warum Proyex die bessere Wahl ist, wenn du mit Kunden arbeitest, liest du hier. 

Das Tool ist datenschutztechnisch auf deiner Seite und erspart dir unnötigen Stress. 

Dadurch, dass die Daten deiner Kunden nicht den EU-Raum verlassen, ist es leichter den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. 

Zusätzlich hilft dir Proyex bei: 

• Zugriffsrechte verwalten - du bestimmst, wer was sieht 

• den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen 

• eigene Kundenseiten einrichten inklusive individuell verlinktem Impressum und Datenschutzerklärung

• Datenhoheit behalten - du kannst jederzeit Daten exportieren oder löschen 

Ohne weitere externe Tools oder Workarounds hast du in einem gut aufgesetzten System viele der datenschutzrechtlichen Anforderungen schon integriert. 

Häufige Fehler um die DSGVO

Kleine Fehler passieren immer mal, vor allem bei so einem Bürokratie-lastigen Thema wie der DSGVO. Oft wird schon unterschätzt, dass allein eine einfache Kontaktformular-Funktion eine rechtssichere Erklärung nötig macht. 

Wir zeigen dir die häufigsten Fehler rund um das Thema, damit du sie in Zukunft direkt vermeiden kannst. 

❌ Unvollständige Datenschutzerklärung 

Eine klare und vollständige Datenschutzerklärung ist essentiell, auch bei kleinen Websites oder simplen Kontaktformularen. Ohne bist du rechtlich angreifbar und verlierst das Vertrauen deiner Kunden.

❌ Kein AV-Vertrag bei Tools 

Genauso wichtig wie die Datenschutzerklärung ist der Auftragsvereinbarungsvertrag bei Nutzung von Tools, die personenbezogene Daten speichern. Das können alleine schon Newsletter-Anbieter sein, für die der AV-Vertrag erforderlich ist. 

❌ Unsichere Datenweitergabe 

Daten per WhatsApp, unverschlüsselten E-Mails oder über offene Links zu teilen, birgt ein hohes Risiko. Du verlierst die Kontrolle und kannst nicht garantieren, dass die Daten geschützt bleiben. 

❌ Kein Überblick über Daten und Zugriffsrechte 

Wer speichert was? Wo liegen die Daten? Wer darf darauf zugreifen? Du brauchst eine klare Struktur und Kontrolle über deine Datenhaltung, um die DSGVO einzuhalten. 

Mehr zur richtigen Organisation von Kundenprojekten findest du hier: So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool – ohne Chaos.

✅ Deine DSGVO-Checkliste 

☐ Datenschutzerklärung einbinden

🔶 Teilweise in Proyex möglich
→ Auf Website und Kundenportal, klar verständlich, aktuell

☐ AV-Verträge abschließen

✔ Komplett in Proyex enthalten
→ Mit allen Dienstleistern und Tools, die personenbezogene Daten verarbeiten

☐ Verwendete Tools DSGVO-konform?

✔ Proyex ist komplett DSGVO-konform, gehostet in der EU.
→ Alles prüfen und gegebenenfalls ersetzen

☐ Zugriffsrechte regeln

✔ Lade Kunden und Team in Proyex ein und gib gezielt Rechte frei.
→ Zugriff nur für die, die ihn wirklich brauchen

☐ Datenminimierung beachten

🔶 Proyex hilft dir, den Überblick über Kundendaten zu behalten.
→ Nicht zu viele Daten sammeln, die du eigentlich gar nicht brauchst

☐ Sichere Speicherung gewährleisten

✔ Komplett in Proyex enthalten
→ HTTPS, starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung

 ☐ Regelmäßige Backups einrichten

✔ Automatische Backups in Proyex
→ Damit im Ernstfall nichts verloren geht

☐ Kundendaten regelmäßig prüfen & löschen

🔶 Teilweise in Proyex: manuelle Löschung möglich
→ Nur speichern, was du wirklich brauchst

☐ Datenexport und -löschung möglich machen

✔ Komplett in Proyex möglich
→ Transparenz schaffen und Kundenrechte respektieren

☐ Keine unsicheren Freigaben verwenden

✔ Komplett in Proyex integriert
→ Keine offenen Links und unverschlüsselte Mails nutzen

Bonus-Check: Proyex verwenden

Wenn du dich von Anfang an für Proyex entscheidest, hast du viele der Punkte aus der Checkliste bereits erfüllt. Die restlichen Punkte sind jedoch stark vereinfacht umsetzbar. 

Proyex nimmt dir also einiges an Aufwand ab. Trotzdem bleibst du verantwortlich und musst dich natürlich richtig absichern. 

Fazit: DSGVO? Kein Stress mit der richtigen Strategie und Proyex 

Auch wenn die DSGVO anfangs bürokratisch überwältigend wirken mag, mit dem richtigen Verständnis und passenden Tools wird Datenschutz zur einfachen und sicheren Grundlage für dein Business. Du stärkst das Vertrauen deiner Kunden, schützt deine Projekte und arbeitest professionell und sicher. 

Proyex hilft dir dabei, viele dieser Anforderungen direkt umzusetzen. Es spart dir Zeit, du kannst dich wirklich auf deine Projekte konzentrieren und bist rechtlich auf der sicheren Seite. 

Teste Proyex jetzt kostenlos und erlebe, wie einfach DSGVO-konformes Arbeiten sein kann!