Wenn du selbstständig oder als Agentur mit mehreren Kunden gleichzeitig arbeitest, entscheidet dein Tool oft darüber, wie professionell du wahrgenommen wirst. Und auch für dich selbst ist das richtige Tool eines der wichtigsten Entscheidungen für deinen Workflow. Deswegen haben wir die gängigsten Projektmanagement-Tools gegenübergestellt, damit du in wenigen Minuten weißt, welches wirklich zu dir passt. 

Ein gutes Projekt-Management-Tool erleichtert deinen Freelancer Alltag 

Um eine Entscheidung für ein Tool zu fällen, mit dem du tagtäglich in deinen Projekten arbeitest, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, wieso du überhaupt ein Tool brauchst und welche Arbeit dir so ein Tool wirklich abnimmt. Denn am Ende brauchst du was, was dich unterstützt und nicht ausbremst. 

Wenn du noch mehr über dieses Thema erfahren willst, lies gerne hier nach: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”. 

• 📬 Klare Kundenkommunikation: Alle Infos an einem Ort, kein Hin und Her zwischen E-Mail, WhatsApp und Co.

• 🔍 Transparenz ohne viel Erklären: Deine Kunden können auf einen Blick im Tool sehen, was passiert. Und du musst somit nicht ständig nachliefern. 

• ⏱️ Zeit sparen: Weniger klicken, mehr schaffen. Ein gutes Tool reduziert Arbeitsschritte, statt sie zu verdoppeln. Und Zeit ist die wichtigste Ressource, die wir haben. 

• 📅 Überblick über Aufgaben und Deadlines: Du siehst sofort, was ansteht, was blockiert ist und was dringend erledigt werden muss. 

• ⭐ Professionelles Auftreten: Mit einem strukturierten Tool zeigst du auch deinen Kunden, dass du alles im Griff hast und das schenkt Vertrauen. 

  
  

Die 5 besten Projektmanagement-Tools im direkten Vergleich

Damit du nicht nach jedem Tool recherchieren musst, haben wir dir hier einen klaren Vergleich der fünf Top Tools, die im Freelancer- und Agentur-Alltag am häufigsten genutzt werden, zusammengepackt. 

1. Proyex: Ein Tool für saubere Kundenprojekte 

Proyex setzt da an, wo Freelancer und kleinere Agenturen im Alltag die meisten Herausforderungen haben: unübersichtliche Kommunikation, verstreute Aufgaben, fehlende Transparenz für Kunden und zu viel Zeitverlust durch manuelles Nachhalten.

Das Tool versucht, es dir so einfach wie möglich zu machen, damit deine Kunden nicht tausend Registrierungen brauchen und auch nicht dauernd bei dir nachfragen müssen. 

Wesentliche Vorteile von Proyex 

• Kundentransparenz ohne Erklären:

In Proyex hat jedes Kundenprojekt eine Aufgaben-Sektion, auch einsehbar in Form eines Kanban-Boards oder als Tabelle, bei der alle Aufgaben und Meilensteine übersichtlich mit Deadlines gegliedert sind. Deine Kunden sehen direkt, was gerade aktuell ist, was als Nächstes ansteht und wo sie dir Feedback geben sollen. 

• Intuitives System: 

Eigentlich braucht man gar nicht viele Features, um einen übersichtlichen Ablauf von seinen Projekten zu haben. 

Projekt → Meilensteine → Aufgaben 

Dabei sieht dein Kunde im System auch, wo du bist. Wenn du eine Aufgabe erledigt und abgehakt hast, bekommt dein Kunde über Proyex ebenfalls eine Benachrichtigung und sieht den gleichen Aufgabenstand, den du siehst. 

• Einfacher Kundenzugang und Kommunikation: 

Wie bereits erwähnt, müssen deine Kunden sich nicht registrieren. Sie bekommen eine Einladung von dir als Mail, kommen als Gast rein und sind direkt im Tool. 

• Integrierte Freigaben und Revisionsrunden: 

Neben Aufgaben und Meilensteinen laufen auch Feedback-Schleifen direkt in Proyex ab. Du bestimmst, wie viele Revisionsrunden deinem Kunden zur Verfügung stehen. Änderungen sind nachvollziehbar festgehalten, nichts geht verloren und du sparst enorm viel Zeit bei Abstimmungen.

Warum klare Freigaben so entscheidend sind, erfährst du auch hier: „Warum sollte ich eine digitale Auftragsfreigabe als Agentur nutzen“.

• DSGVO-konform: 

Proyex hostet in Deutschland und ist somit vollständig DSGVO-konform. Das ist ein enormer Vorteil gegenüber vieler US-Tools. 

• Zeiterfassung im Tool:

Mit integrierter Stoppuhr kannst du deine Zeiten in Proyex tracken und eintragen. Die Auswertung erfolgt automatisch und hilft dir, Aufwände besser zu kalkulieren oder Optimierungspotenziale zu erkennen.

• Automatisierte Projekt-Templates: 

Wiederkehrende Projekt-Abläufe kannst du einmal anlegen und dann mit einem Klick immer wieder abrufen. Das macht dein Onboarding für kommende Kundenprojekte extrem effizient. 

Wie du deine Projektabläufe zusätzlich optimieren kannst, liest du hier: „Projektstruktur optimieren: So erstellst du in Proyex eigene Projektseiten“.

Für wen Proyex ideal ist 

Proyex rentiert sich besonders, wenn du: 

• mit mehreren Kunden gleichzeitig arbeitest

• klare Prozesse brauchst, aber keine komplexen Systeme aufbauen willst

• Wert auf Transparenz und Kommunikation legst

• professionell wirken willst, ohne viel Zeit in Toolpflege zu stecken

• Dienstleistungen anbietest wie Webdesign, Branding, Copywriting, Coaching, Social Media Betreuung oder andere DFY/DWY-Services

  
  

Preis und Einschätzung

Proyex bietet drei Tarife, abgestimmt auf Nutzeranzahl, Speicher und Projekte. 

Dabei gibt es einen Basic Tarif, der komplett kostenlos ist, einen Start-up Tarif für 12,99€ im Monat und ein Enterprise Modell für 19,99€ im Monat. 

Es ist kein großer Mehraufwand, sich im Tool zu registrieren. Und durch die intuitive Bedienung brauchst du kaum Einarbeitung und kannst direkt starten.

2. Trello: Einfach und visuell, aber schnell limitiert

Trello gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools und punktet vor allem mit seiner einfachen, visuellen Kanban-Ansicht. Für kleine Projekte und interne Aufgaben funktioniert das auf jeden Fall ganz gut. Aber bei professionellen Kundenprojekten stößt Trello doch schnell an seine Grenzen. 

Vorteile

• Visuelles Design: 

Das Prinzip der selbst gestalteten Kanban-Boards macht es einfach, Aufgaben zu erfassen und deinen eigenen Fortschritt auf einen Blick zu sehen. 

• Sehr einfache Bedienung: 

Auch ohne große Erfahrung im Projektmanagement kannst du schnell mit Trello loslegen und brauchst nicht viel Einarbeitung. 

• Integrationen: 

Trello lässt sich mit Tools wie Google Drive, Slack oder Kalender-Apps verbinden und damit flexibel erweitern.

• Günstiger Einstieg: 

Viele Funktionen sind im kostenlosen Paket nutzbar. Das ist natürlich ideal zum Testen. 

Nachteile

• Unübersichtlich bei großen Projekten: 

Sobald du mit mehreren Kunden arbeitest oder komplexere Strukturen brauchst, wird es schwieriger, Übersicht zu halten. Große Boards und viele Listen, die alle zu unterschiedlichen Kunden gehören, können schnell zu Chaos führen. 

• Begrenzte Automatisierungen: 

Trello bietet zwar Power-Ups und einfache Automatisierungen, jedoch geraten diese bei der kostenlosen und den günstigeren Tarifen schnell an ihre Grenzen, so dass man das Modell upgraden muss, um den vollen Umfang nutzen zu können. Es ist schwierig, einen professionellen Workflow somit vollständig abzubilden. 

• Keine echte Kundenkommunikation: 

Kunden können zwar in das Board eingeladen werden und somit das Board sehen. Jedoch gibt es keine integrierte Chat-Funktion oder Ähnliches. Das heißt, bei Fragen oder konkreten Rückmeldungen wirst du garantiert trotzdem WhatsApp-Nachrichten oder Mails bekommen. 

• Nicht optimiert für Revisionsrunden:

Feedback verteilt sich schnell über mehrere Karten oder Kommentare, da es keinen konkreten Feedback-Bereich gibt. Kunden können Feedback immer wieder an Karten pinnen, wodurch du in Abstimmung gehen musst und schlechter Grenzen setzen kannst.

Preis und Einschätzung 

Trello bietet vier Tarife, die sich vor allem im Funktionsumfang und den Möglichkeiten zur Automatisierung unterscheiden.

Es gibt ein kostenloses Modell, das für einfache To-Do-Listen völlig ausreicht. Der Standard-Tarif startet bei 5 USD pro Nutzer/Monat, Premium liegt bei 10 USD pro Nutzer/Monat und das Enterprise-Modell beginnt bei 17,50 USD pro Nutzer/Monat.

Die Registrierung ist schnell und einfach. Allerdings gelangt man mit der kostenlosen Version für einen Workflow mit mehr Projekten schnell an seine Grenzen. Mit zusätzlichen Power-Ups musst dir erstmal dein eigenes System bauen.  

3. Asana: Struktur und Teamarbeit

Asana gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools für Teams und bietet eine starke Struktur für interne Abläufe. Mit Listen, Boards, Kalendern und Timeline-Ansichten eignet es sich vor allem für Unternehmen, die viele Aufgaben intern koordinieren. Für Freelancer oder Agenturen mit intensiver Kundenkommunikation ist Asana dagegen oft etwas zu komplex.

Vorteile

• Viele Ansichten und Strukturen:

Listen, Boards, Timelines und Kalender. Asana hat viele Möglichkeiten, Projekte intern abzubilden. 

• Gut für Teamarbeit: 

Aufgaben lassen sich für Teams leicht koordinieren, zuweisen und priorisieren. Für interne Workflows in einem großen Team eignet sich das Tool gut. 

• Automationen und Vorlagen: 

Asana unterstützt ähnlich wie Proyex wiederkehrende Aufgaben und einfachere Automatisierungen.

• Integrationen mit anderen Tools: 

Google Workspace, Slack, Zapier etc. lassen sich einfach mit Asana verbinden.

Nachteile

• Komplex für Selbstständige und kleine Teams:

Ja, für ein großes Team mag Asana eine gute Alternative sein, aber bei kleinen Teams hat das Tool einfach zu viele Funktionen und hält vom eigentlichen Ziel ab. Durch so viele Widgets braucht es etwas Einarbeitung, bevor das System wirklich sauber läuft. 

• Wenig kundenzentriert: 

Kunden finden sich in Asana oft nicht direkt intuitiv zurecht. Und deinen Kunden erst mal ein Onboarding ins Projektmanagement-Tool zu geben, steht definitiv nicht auf deiner To-Do Liste in deinem Workflow für produktive Projekte. 

• Wichtige Features im teureren Tarif: 

Bestimmte Features wie Zeitleiste, Berichte oder erweiterte Automationen gibt es im kostenlosen Modell nicht und sind erst ab höheren Preisstufen verfügbar. 

• Nicht optimiert für Freigaben und revisionslastige Projekte: 

Da Asana sowieso nicht so kundenfokussiert ist, sondern eher auf Teams abgestimmt, sind Revisionen auch nicht perfekt optimiert. Feedback verteilt sich schnell über Kommentare, was bei Kundenprozessen unübersichtlich wird.

Preis und Einschätzung

Asana bietet vier Tarife, die sich vor allem an Teams und Unternehmen richten. Es gibt ein kostenloses Personal-Modell, das für zwei Nutzer und einfache Aufgabenverwaltung ausreicht. Der Starter-Tarif kostet 10,99 USD pro Nutzer/Monat, der Advanced-Tarif liegt bei 24,99 USD pro Nutzer/Monat. Für den Enterprise-Plan nennt Asana individuelle Preise auf Anfrage.

Die Registrierung ist unkompliziert, allerdings braucht Asana durch die vielen Funktionen etwas Einarbeitung, bevor du wirklich effizient damit arbeiten kannst.

Wenn du gezielt nach Alternativen zu Asana suchst, schau dir auch diesen Artikel an: „Die besten Asana-Alternativen für kleine Agenturen“.

4. ClickUp: Mächtig und komplex 

ClickUp ist eines der funktionsreichsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Das Tool versucht wirklich alles in einem abzudecken. Das ist einerseits extrem gut und wichtig, kann aber auch andererseits insbesondere für Freelancer oder kleine Agenturen schnell überladen wirken. Um das Tool perfekt nutzen zu können, muss man sich erst mal eine komplette Struktur aufbauen. 

Vorteile

• Funktionsreich: 

Aufgaben, Docs, Dashboards, Automationen, Zeitpläne und auch Mindmaps. ClickUp will wirklich alles abdecken. 

• Viele Layouts und Ansichten: 

Viele Dashboards sind sichtbar als Listen, Boards, Timelines oder Kalender und damit ist ClickUp extrem umfangreich. 

• Automationen: 

ClickUp kann viele Schritte automatisieren, wenn man sich mit den gegebenen Möglichkeiten beschäftigt.

• Individuell anpassbar: 

Du kannst dir dein System komplett selbst bauen, wenn du über alle Funktionen und Regeln Bescheid weißt. 

Nachteile 

• Sehr hohe Komplexität: 

Genau die Flexibilität, die ClickUp so stark macht, führt bei Solo-Freelancern oft zu Überforderung. Viele Nutzer verbringen mehr Zeit damit, das System zu bauen, als darin zu arbeiten.

• Steile Lernkurve: 

Um ClickUp wirklich effizient zu nutzen, brauchst du Einarbeitung und oft eigene Templates.

• Nicht primär für Kunden gemacht: 

Kundenzugänge sind möglich, aber nicht intuitiv. Für klare, einfache Kundenabläufe braucht es meist Erklärungen.

• Performance und Ladezeiten:

Gerade bei großen Workspaces berichten viele Nutzer von Geschwindigkeitseinbußen. 

Preis und Einschätzung 

ClickUp bietet ein kostenloses Modell mit eingeschränktem Speicher und Basisfunktionen.

Der Unlimited-Tarif startet bei 7 USD pro Nutzer/Monat, während der Business-Tarif bei 12 USD pro Nutzer/Monat liegt. Für größere Teams gibt es ein Enterprise Modell, bei dem man jedoch Preise anfragen muss. 

Nutzer können sich schnell registrieren, aber die Einarbeitung dauert etwas länger, damit es wirklich zu dem individuellen Workflow passt. 

Damit ist ClickUp zwar attraktiv bei komplexen Unternehmensprozessen, aber gleichzeitig auch zu mächtig und aufwändig im Setup. 

5. Notion: Flexibel, wenn du dir dein System selbst bauen willst

Notion funktioniert nicht wie das klassische Projektmanagement-Tool, bei dem alle Funktionen vorgefertigt für dich bereit stehen. Es ist vielmehr ein „digitaler Workspace“ mit Seiten, Datenbanken, Wikis und Boards, die selbst strukturiert werden müssen. Das macht es natürlich extrem flexibel, gleichzeitig musst du dir aber erst mal ein komplett eigenes System bauen. Bei klaren Kundenprojekten kann das zu einem richtigen Mehraufwand führen. 

Vorteile

• Maximal flexibel:

Du kannst deine eigene Struktur bauen: Datenbanken, Aufgabenlisten, Content-Pläne, Wissenssammlungen und mehr.

• Minimalistisches Design: 

Einzelne Unterseiten wirken modern und aufgeräumt. 

• Alles an einem Ort: 

Notion kann Dokumentation, Projektplanung, Content-Management, Wiki und Notizbuch gleichzeitig sein.

Nachteile

• System muss gebaut werden: 

In Notion bekommst du keine fertigen Workflows. Diese musst du dir erst aufbauen. Das kostet Zeit und Know-How. 

• Nicht intuitiv für Kunden: 

Kundenzugänge funktionieren, sind aber nicht für klare Projektübersichten oder Freigabeprozesse gemacht.

• Begrenzte Automationsmöglichkeiten: 

Viele Abläufe musst du manuell pflegen oder mit externen Tools verbinden, um sie automatisch laufen zu lassen. 

• Eingeschränkte Geschwindigkeit: 

Bei großen Datenbanken kann Notion langsam werden. Vor allem, wenn du viel mit Medien, langen Seiten oder verschachtelten Datenbanken arbeitest. 

Preis und Einschätzung

Notion bietet für Einzelnutzer einen kostenlosen Basis-Tarif. Bei dem kann man jedoch keine anderen Apps wie z.B. Slack einbinden. Der Plus-Plan liegt bei 10 USD pro Monat und Business bei 20 USD im Monat. Für Enterprise gelten individuelle Preise.

Notion richtet sich weniger an Freelancer oder Agenturen, die klare Kundenprozesse, transparente Abläufe oder strukturierte Projektübersichten benötigen. Um als Workspace zu funktionieren, ist das Tool gut, aber um Kundenprojekte zu managen, fehlen wesentliche Abläufe wie Kundenfreigaben und Revisionsrunden, um das Tool auch für deine Kunden attraktiv zu machen. 

Welches Tool passt nun am besten? 

Fazit: Dieses Tool funktioniert am besten 

Alle Tools in diesem Vergleich bringen ihre eigenen Stärken mit. Egal ob Bedienung, verschiedene Ansichten oder maximale Flexibilität. Doch wenn es darum geht, Kundenprojekte wirklich klar, professionell und stressfrei zu managen, sticht ein Tool deutlich heraus: Proyex.

Es kombiniert das für Freelancer und kleine Agenturen, sowie für ihre Kunden, was man wirklich braucht. Intuitive Strukturen, transparente Abläufe für Kunden und Funktionen, die dir im Alltag wirklich Zeit sparen.

Warum Proyex gerade für die Arbeit mit Kund:innen überzeugt, liest du hier genauer: „Warum Proyex die bessere Wahl ist, wenn du mit Kunden arbeitest“.

Wenn du also ein Tool brauchst, mit dem du Zeit sparst und dein Business nachhaltig voranbringst, ist Proyex die überzeugendste Wahl. 

Bring mehr Struktur in deine Kundenprojekte und starte noch heute mit Proyex.