Gute Projekte zu haben heißt nicht immer nur inhaltlich gut abliefern. Sie bedeuten vielmehr als nur Ergebnisse. Ebenso wichtig ist dabei, die Struktur, die dahinter steht. 

Statusfragen, verteiltes Feedback und das Gefühl, ständig erklären zu müssen, sind selten ein Kommunikationsproblem, sondern fast immer ein Strukturproblem.

In diesem Artikel zeigen wir dir, warum eine saubere Projektstruktur entscheidend für entspannte Kundenprojekte ist und wie du in Proyex eigene Projektseiten erstellst, die Transparenz schaffen, Rückfragen reduzieren und deine tägliche Arbeit spürbar erleichtern.

Fehlende Projektstruktur kostet dich mehr als Zeit und Nerven 

Das Angebot ist angenommen, das Kick-off war gut, der Kunde ist freundlich. Und somit startest du motiviert in das neue Projekt. 

Aber trotzdem wiederholt sich nach ein paar Wochen immer wieder das Gleiche. Du verlierst den Überblick und dein Projekt läuft, aber du weißt gar nicht wohin. 

Und dein Kunde? 

Der meldet sich immer wieder zwischendurch, hakt ständig nach, wo ihr nun seid und stellt dauernd fragen. Das macht er nicht, weil er dich mit Absicht nerven will, sondern weil er einfach unsicher ist und natürlich auch auf dem neusten Stand sein will. 

Eine gute Projektstruktur ist das A und O 

Transparenz entsteht durch eine ordentliche Struktur. Das schenkt deinem Kunden mehr Vertrauen in dich und du musst nicht andauernd denken, dass du deinen Kunden über jede Kleinigkeit updaten musst. 

Übersichtliche Projekte mit klaren Projektseiten ändern die Dynamik komplett.

Nicht, weil du mehr kontrollierst.

Sondern weil alles sichtbar und nachvollziehbar wird.

Der Kunde kann jederzeit sehen:

• was erledigt ist

• was gerade läuft

• was als Nächstes ansteht

Du erklärst weniger, wirkst souveräner und arbeitest entspannter. Struktur ist damit kein Extra-Schritt im Projekt. Sie ist das Fundament für gute Zusammenarbeit. 

Proyex als zentrale Anlaufstelle

Proyex ist ein Projektmanagement-Tool, das als ein zentraler Ort dient, an dem dein Projekt für alle Beteiligten verständlich wird. Du hast verschiedenste Features:

• Dashboard

• Aufgaben

• Projekte 

• Digitale Lieferung 

• Vorlagen

• Medien-Bibliothek 

• Chat 

• Zeiterfassung 

• Öffentlicher Bereich 

Und Informationen werden ganz einfach gebündelt mit: 

• Projektstatus

• Aufgaben und Phasen

• Dateien

• Feedback und Freigaben

Alles ist dort, wo man es erwartet.

Und vor allem: für Kunden nachvollziehbar, ohne dass du ständig erklären musst. Denn Kunden haben ebenfalls Zugriff auf die Plattform und das gemeinsame Projekt. Dabei sehen sie nur das, was sie sehen sollen und haben nicht den Zugriff auf das gesamte Projekttool. 

Wie Proyex dabei DSGVO-konform arbeitet und warum Datenschutz kein Stressfaktor sein muss, erfährst du hier: “Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO”. 

Eine zentrale Projektseite ändert das Projekt spürbar

Sobald du mit einer zentralen Projektseite arbeitest, ändert sich die Zusammenarbeit deutlich:

• Kunden wissen jederzeit, wo das Projekt steht

• nächste Schritte sind klar

• Rückfragen werden weniger

• Entscheidungen werden schneller getroffen

Du kommunizierst nicht mehr über das Projekt, sondern im Projekt.

Eigene Projektseiten in Proyex erstellen: Schritt für Schritt 

Der erste Eindruck zählt, auch im Projekt. Deswegen zeigen wir dir hier, wie du Projektseiten sauber anlegst, so dass auch dein Kunde den Überblick hat. 

Schritt 1: Projekt anlegen und sauber benennen

Unter dem Reiter Projekte kannst du ganz einfach mit einem Klick ein neues Projekt anlegen. Du kannst dir aussuchen, ob du auf ein bestehendes Projekt-Template zurückgreifen willst oder mit einem leeren Projekt starten möchtest, was du nach deinen eigenen Wünschen gestaltest. 

Bei einem leeren Projekt, gibst du ihm einen klaren Namen, eine Beschreibung und ein Startdatum. 

Schritt 2: Projekt in sinnvolle Phasen gliedern

Sobald der erste Schritt getan ist, steht dein Projekt auch schon. Nun geht es darum dein Projekt in klare Projektphasen zu gliedern. Das hilft deinen Kunden, den Fortschritt besser einzuordnen:

• Was ist abgeschlossen?

• Wo stehen wir gerade?

• Was kommt als Nächstes?

Typische Phasen können z. B. sein:

• Kick-off und Planung

• Konzept und Entwürfe

• Umsetzung

• Review und Übergabe

Du schaffst damit Struktur, ohne unnötig zu verkomplizieren.

Das wird unter dem Reiter Aufgaben gemacht. Du kannst auch eine Vorlage importieren. Das macht besonders Sinn bei Projekten, dessen Strukturen sich immer wieder wiederholen.

Wie du Projekt-Templates strategisch nutzt und dir damit bei jedem Auftrag Zeit sparst, erfährst du hier: “Projekt-Templates effizient nutzen: So sparst du Zeit bei jedem Auftrag”.

Projektphasen werden häufig auch Meilensteine genannt. Falls du mehr darüber erfahren möchtest, lies gerne: “Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten?”

Schritt 3: Aufgaben und Inhalte übersichtlich abbilden

Innerhalb der Projektphasen / Meilensteine legst du konkrete Aufgaben an. Diese kannst du genauer beschreiben und mit einem klaren Status versehen, damit du weißt, ob sie “Offen”, “In Bearbeitung”, “Erledigt”, “Blockiert” oder “Wartend” sind. 

Diese Struktur sieht dein Kunde ebenfalls und kann falls er auch selbst Aufgaben bekommt, auch markieren, in welcher Phase er ist. 

Die Übersicht fungiert als echter Arbeitsbereich und kann auch als Kanban-Board oder Tabelle dargestellt werden. 

Falls du dich fragst, wie Aufgaben, Teilaufgaben und klare Zuständigkeiten zusammenspielen, lies gerne weiter hier: “Task vs Subtask: Einfach erklärt für dein Projektmanagement”. 

Schritt 4: Projektseite aktiv für Kommunikation nutzen 

Die Projektseite ist nicht nur zur Orientierung da, sondern wird zur Basis eurer Zusammenarbeit.

Unter dem Reiter Revisionen kannst du digitale Lieferungen hinzufügen, über die dein Kunde benachrichtigt wird. Er kann sie einsehen, sie akzeptieren oder ablehnen und ein Feedback dazu schreiben. Somit spart ihr euch direkt Drittanbieter, über die Feedbackschleifen stattfinden würden. Alles bleibt im Tool und ihr seht, wann was kommentiert und freigegeben wurde und habt eine ordentliche Übersicht. 

Außerdem habt ihr in der Projektseite eine Chat-Funktion für sonstige Kommunikation. Ihr braucht nicht länger über E-Mail, WhatsApp und Co. kommunizieren, sondern habt alles in einem Tool. 

Projektseiten sind kein Extra, sondern Teil deiner Arbeitsweise

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen zu nutzen oder Projekte „perfekt“ abzubilden. Es geht darum, eine klare Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen. 

Für dich ist wichtig, dass du dich einfach auf das Wesentliche konzentrieren kannst, für das du gebucht wurdest. Eine zentrale Projektseite ist dabei kein zusätzlicher Aufwand, sondern ein Werkzeug, das dir langfristig Arbeit abnimmt.

Fazit: Klare Projektseiten für entspannte Zusammenarbeit 

Mit Proyex erstellst du Projektseiten, die nicht nur intern Ordnung schaffen, sondern auch nach außen professionell wirken. Vor allem bringst du Transparenz in deine Abläufe und sorgst dafür, dass deine Kunden sich aufgehoben fühlen ohne ständig nachfragen zu müssen. 

Logge dich direkt ein und erstelle deine erste Projektseite in wenigen Minuten.