Der Markt ist voll mit Tools, die dir angeblich das Leben leichter machen sollen. Projektboards mit integrierter KI, die deine To-Do Listen sortieren, Chat-Tools, die die Kommunikation noch entspannter machen sollen und Kollaborationsportale, die Teamwork automatisieren sollen. Und irgendwann fragst du dich: “Brauche ich das wirklich alles?” 

In Wirklichkeit springen die meisten Freelancer und Agenturen in ihrer Arbeit einfach nur von einem Tool ins nächste. Von Trello zu Asana, von Notion zu Google Drive, von Slack zu WhatsApp und am Ende schreiben deine Kunden doch wieder 1000 Mails mit Fragen. 

Du bist also nicht allein mit der Frage, welches Tool für deine Kundenprojekte wirklich das Richtige ist. 

Deshalb schauen wir uns in diesem Artikel die Vielfalt der Tools etwas genauer an und erklären dir, warum am Ende doch weniger mehr ist. 

Die meisten Tools machen dir mehr Arbeit, statt weniger 

Viele Tools versprechen dir, deinen Arbeitsalltag leichter zu machen. Dieses Versprechen wird meist nur bedingt erfüllt. Denn oft richtest du dein Tool an, gibst deinen Kunden Zugriff, aber am Ende landen alle Fragen doch wieder per Mail oder WhatsApp bei dir. 

Warum? 

Weil die meisten Tools für interne Teams gebaut wurden. Nicht für Freelancer, kleine Agenturen oder Coaches, die direkt mit Kunden arbeiten.

Daher passiert oft Folgendes: 

Zu viele Funktionen, aber kein echtes System 

Die meisten Tools sind komplett überladen, was auch dazu führt, dass deine Kunden lieber zu WhatsApp oder Mail zurückgreifen. Deine Kunden fühlen sich in einem neuen System überfordert und das, obwohl du vorher viel Zeit damit verbracht hast, das Tool zu erklären, anstatt wirklich zu arbeiten. Die Struktur, die du brauchst, geht in Funktionen unter, die du nie nutzen wirst.

Alles zu weit verteilt 

Oft sind deine Dateien in solchen Tools überall und nirgendwo. Am Ende dann leider doch irgendwie nicht mehr auffindbar, obwohl du dir sicher warst, dass du genau diese Datei in diesem bestimmten Ordner abgelegt hattest. 

• Infos liegen in verschiedenen Systemen.

• Kunden schicken dir Dateien an drei Orten.

• Feedback geht verloren oder kommt zu spät.

• Du suchst ständig nach etwas, was du gestern abgespeichert hast.

Kunden nutzen Tools nicht so, wie du es brauchst

Wie bereits erwähnt, sind viele Tools für interne Teams gemacht und viel professioneller, als es Kunden wirklich brauchen. Denn deine Kunden wollen schnell einen Überblick über den aktuellen Stand sehen und haben keine Lust darauf, sich für alles einen neuen Account zu erstellen. 

Am Ende bekommst du doch von allen Mails und du musst Informationen aus allen Richtungen zusammensammeln. 

Egal, wie gut dein Projekttool ist, wenn es dein Kunde am Ende nicht nutzt, bringt es dir gar nichts. 

Warum Trello, Asana und Co. an ihre Grenzen kommen

Alle großen Projekttools wie Trello und Asana wurden nicht dafür gebaut, um mit Kunden zu arbeiten. Und tatsächlich auch nicht, um in kleinen Teams zu kooperieren oder alleine als Freelancer zu arbeiten.  

Trello und Asana: Gut für Teams, schlecht für Kundenprojekte 

Intern mag es sein, dass man mit Trello und Asana zurechtkommt. Aber sobald man Kunden einlädt, zeigen sich Probleme: 

• Kunden sehen Aufgaben, die sie nicht interessieren.

• Sie verstehen die Struktur nicht.

• Sie klicken sich durch Boards und Listen und wissen nicht, wo sie starten sollen.

Was für dich in diesen Tools logisch ist, wirkt auf Kunden schnell überfordernd und zu technisch.

“Die besten Asana-Alternativen für kleine Agenturen” findest du hier.

Notion und Google Drive: Viel Platz, aber keine Klarheit 

Mit Notion und Google Drive hast du sehr viel Freiheit, aber wenig Struktur. Natürlich kannst du deine eigene Struktur anlegen, aber viele Seiten, Ordner und Unterordner können in Google Drive auch schnell chaotisch werden. 

Deine Kunden werden dir garantiert Fragen stellen wie: 

• „Wo finde ich nochmal die finale Version?“

• „War das jetzt das richtige Dokument?“

• „Warum gibt’s hier zwei Ordner, die gleich heißen?“ 

Slack, WhatsApp und E-Mail: Kommunikation, die sich verliert 

Anstatt ein kompliziertes Tool zu nutzen, werden sich deine Kunden lieber für eine schnelle WhatsApp Nachricht entscheiden. Aber seien wir mal ehrlich, Dateien per Handyfoto von deinen Kunden mit Fragen zu bekommen, mag auf den ersten Blick recht einfach und entspannt wirken. Aber WhatsApp und Co. sind keine Tools, um mit Kunden zu kommunizieren und ein professionelles Erscheinungsbild zu hinterlassen. Für eine schnelle Abstimmung mag es reichen, aber für langfristige Kundenkommunikation mit Austausch mehrerer Projekte und Dateien ist es einfach nicht nachvollziehbar. 

Am Ende bist du wieder die Person, die alle Dateien aus dem Chat-Chaos raussuchen muss. 

Was hilft dir wirklich?

Was brauchst du nun wirklich, um entspannt und professionell mit Kunden zu arbeiten?

Eigentlich brauchst du nicht mehr Tools, die dein Arbeitsleben verbessern sollen.

Sondern weniger. 

Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Features zu nutzen, sondern darum, dass du:

• Informationen an einem Ort hast

• Kunden auf einen Blick verstehen, was Sache ist

• Kommunikation nachvollziehbar bleibt

• du weniger erklären musst

• Projekte schneller vorankommen

Kurz gesagt:
Du brauchst ein System, das deinen Alltag vereinfacht und nicht eins, das du deinem Kunden erstmal in einer halben Stunde erklären musst. 

Klarheit schlägt Komplexität.

Es gibt Tools, die genau dafür gemacht wurden. Für Freelancer, Agenturen oder Coaches. 

Und eines dieser Tools ist: Proyex.

Ein zentraler Ort für alles

Proyex ist wie dein digitaler Assistent. 

Alles, was du und dein Kunde braucht, liegt in Proyex an einem zentralen Ort. Jeder Kunde bekommt sein eigenes Projekt. 

Darin befinden sich folgende Funktionen:

• 💬 Einen Chat, womit ihr euch Drittanbieter wie WhatsApp, Slack und Co. spart. 

• 🗂️ Aufgaben und Meilensteine mit Deadlines, die man als Offen / In Bearbeitung / Blockiert / Erledigt markieren kann.

“Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten?“ kannst du hier nachlesen. 

• 🧩 Ein Kanban Board, in dem die Aufgaben per Drag and Drop verwaltet werden können, perfekt für alle, die lieber diese Übersicht bevorzugen. 

• 📋 Eine Tabelle als optionale Übersicht der Aufgaben.

• 📁 Dateien mit Unterordnern, die in jedem Format bis zu 8GB hochgeladen werden können. 

• 🔄 Revisionen, um Feedbackschleifen sauber geordnet zu haben. 

Wenn du wissen willst, wie du am besten mit Feedback umgehst, lies hier: “Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur”.

• ⚙️ Allgemeine Einstellungen über das Projekt und Kundeninformationen. 

• 👥 Gäste, um neue Gäste zum Projekt hinzufügen. (Dafür muss sich dein Kunde nicht extra anmelden, er bekommt einfach eine Einladung per Mail.) 

Projektübersicht deines Kundenprojekts in Proyex

Dafür musst du nicht erst 10 Tools miteinander verbinden. Es ist einfach alles da. 

Klare Strukturen verstehen auch deine Kunden

Mit einer übersichtlichen Projektgestaltung verstehen auch deine Kunden ohne großes Erklären das Projekt. 

Das sorgt für Ruhe. 

Für dich, weil du weniger erklären musst.

Für Kunden, weil sie endlich checken, wie das Projekt läuft ohne Technikfrust.

Wie du alles richtig strukturiert, findest du hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool - ohne Chaos”. 

Funktionen, die deinen eigenen Workflow vereinfachen

Ein zentraler Ort für alles bedeutet nicht nur, dass Kundenprojekte ordentlich aufgesetzt und strukturiert sind, sondern auch du selbst profitierst im Alltag enorm davon. Denn neben den projektbezogenen Funktionen gibt es eine Reihe an Features, die deine interne Organisation, dein Teamwork und deine persönliche Planung deutlich vereinfachen. 

Dazu gehören: 

• 🏠 Dein Dashboard mit allgemeinen Aufgaben, Team-Aktivitäten und deinen Meilensteinen. 

• 🗂️ Aufgaben mit Filteroptionen, sortierbar nach Status, Aufgaben, Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen, Projekt und Erstellungsdatum. 

• 📁 Eine Übersicht aller Projekte, ebenfalls mit Filteroptionen und Suchfunktionen. 

• 📦 Digitale Lieferungen mit offenen Feedbacks, angenommenen oder abgelehnten Projekten. 

• 🧱 Projekt-Vorlagen, damit du nicht jedes Projekt von vorne aufsetzen musst. Du kannst dir einfach Projekte als Projekt-Templates in deinen Vorlagen abspeichern. 

• 🎥 Eine Medienbibliothek mit Erklärvideos für das ganze Team. 

• 💬 Interne Chat-Funktionen, um auf Drittanbieter wie Slack verzichten zu können, wenn man innerhalb des Teams kommuniziert. 

• 🏷️ Verwaltbare Projekt-Tags, um eine Übersicht zu haben, welcher Kunde welche Art von Projekt gebucht hat. 

• ⏱️ Zeiterfassung, um seine Arbeitszeiten zu tracken und einem Projekt zuzuordnen. 

Menu Übersicht in Proyex

Proyex ist also nicht nur ein Kundenportal, sondern auch dein persönliches Organisationssystem, das deinen kompletten Business-Alltag an einem Ort zusammenführt. 

Fazit: Weniger Tools machen den Unterschied

Wenn man mal ehrlich ist, braucht niemand noch ein weiteres Tool, das man erklären muss oder das mehr Chaos verursacht, als es löst. 

Proyex soll dir deine Zusammenarbeit mit Kunden einfach machen ohne Umwege und Extra-Aufwand. Einfach ein Tool, was genau das tut, was es soll.

Wenn du dir also wünschst, Projekte ruhiger, übersichtlicher und stressfreier abzuwickeln, dann lohnt es sich, Proyex einmal auszuprobieren. Und das Beste ist, dass das sogar kostenlos geht. 

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