Mehrere Kundenprojekte unter einen Hut zu kriegen? Klingt einfach, bis die erste Deadline drückt. Ein bisschen E-Mail hier, ein paar Dateien in der Dropbox, Feedback in WhatsApp und irgendwo in einem Google Doc steht noch ein halbfertiger Plan. Klingt nach Chaos? Ist es leider auch.

Die gute Nachricht: Es geht auch anders. Es braucht viel Balance, alles gleichzeitig im Griff zu haben und deine Kunden professionell abzuholen. Hier erfährst du, wie du mit einem zentralen Tool mehr Gleichgewicht in deine Projekte bringst, die Kommunikation mit deinen Kunden erleichterst und somit die Zusammenarbeit optimierst. 

Warum so viele Projekt-Workflows oft im Chaos enden 

Meistens liegt es nicht mal an der Organisation. Sondern vielmehr daran, dass ein typischer Projekt Flow in der Realität anders aussieht als in vereinfachten Modell-Beispielen. 

Viele Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Kommunikationsstilen. Die einen bevorzugen den klassischen E-Mail-Austausch, andere wollen über WhatsApp kommunizieren. Es gibt die verschiedensten Dateiformate und oft unklare Zuständigkeiten und dann passiert all das auch noch gleichzeitig. Und genau mit diesem Stress geht dir auch Zeit verloren. 

Kommt dir das bekannt vor?

Du versuchst also allen gerecht zu werden und das Durcheinander mit einer Mischung aus E-Mails, Messenger, Tabellen und Cloud-Ordnern zu lösen. Das funktioniert so lange bis:  

• ​​ein Kunde ein altes PDF aus der falschen E-Mail-Version öffnet

• eine Aufgabe untergeht, weil sie nicht im richtigen Board steht

• Deadlines nur noch in deinem Kopf existieren

Das falsche System für deinen Workflow erschafft dir ein zusätzliches Chaos in deinem Kopf, das dir deine Kreativität und deine eigentlichen Ideen für dein Projekt nehmen. 

Alles an einem Ort mit Proyex 

Statt Informationen, Aufgaben und Dateien über fünf verschiedene Tools zu verteilen, bündelt Proyex alles in einem zentralen System. Alles greift ineinander über wie Dateien, Deadlines und Aufgaben und du hast endlich wieder Raum für deine eigentliche Arbeit und deine Kreativität. In Proyex sieht jeder stets, was zu tun ist und welcher, der aktuelle Stand in einem Projekt ist.

Wie sich Proyex im Vergleich zu einem anderen Tool, wie Trello schlägt, zeigen wir dir hier: “Trello vs Proyex - Was ist besser für dein Kundenmanagement?”. 

Die Vorteile eines zentralen Projekt-Tools

Dein Projekt-Tool ist nicht nur ein digitaler Ablageort. Es ist dein Organisations-Hub, der dafür sorgt, dass du, dein Team und deine Kunden jederzeit auf demselben Stand sind. In einem gut organisierten Tool findest du alles, wo es hingehört und das natürlich übersichtlich, aktuell und leicht zugänglich für dich. 

📌 Das macht den Unterschied: 

• Maximale Transparenz: Deine Kunden sehen immer, wie weit das Projekt ist ohne endlose Update-E-Mails.

• Bessere Zusammenarbeit:  Aufgaben, Dateien, Feedback und Termine sind miteinander verknüpft.

• Weniger Zeitverlust: Statt in fünf Kanälen zu suchen, hast du alles in einem.

• Professioneller Auftritt: Organisation ist das A und O. Damit bleibst du zuverlässig und klar strukturiert.

• Planungssicherheit: Deadlines und Verantwortlichkeiten sind für alle Beteiligten klar definiert.

• Weniger Supportanfragen: Kunden können den Status selbst einsehen, ohne ständig nachzufragen. 

• Schneller ROI (Return on Investement): Bereits nach weniger als vier Wochen gleicht sich die Investition in das Tool durch eingesparte Zeit in Kommunikation und Koordination vollständig aus. 

  
  

Mit Proyex als dein Projektmanagement-Tool bekommst du genau diese Vorteile und das ohne kompliziertes Einarbeiten. Einmal eingerichtet für dich, kannst du ganz einfach deine Kunden einbinden und mit der produktiven Arbeit loslegen. 

In 30 Minuten startklar: So richtest du Proyex für dein Business ein

In wenigen Schritten ist dein Projektmanagement-Tool einsatzbereit und deine Projekte können von Anfang an übersichtlich und strukturiert beginnen. 

1. Registrieren und loslegen 

   Gehe auf proyex.io, gib deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Kein Abo, keine Kreditkarte nötig. Nach dem Login landest du direkt im Dashboard.

   
   

2. Erstes Projekt anlegen
   Super simpel kannst du nun auch schon ein „Neues Projekt“ anlegen. Vergebe diesem einen klaren Namen (z. B. Website Relaunch - Kunde XY) und gegebenenfalls eine kurze Beschreibung. Lege ein Start- und Enddatum fest, damit von Anfang an ein klarer Zeitrahmen steht.

   
   

3. Meilensteine und Aufgaben definieren

   Strukturiere dein Projekt in 3–5 Meilensteine wie Konzept, Design, Umsetzung etc. Füge pro Meilenstein die wichtigsten Aufgaben hinzu und setze klare Deadlines. So bleibt jeder Schritt transparent.

   
   

4. Kunden ins Projekt einladen
   Trage die E-Mail-Adresse deines Kunden ein, wähle die Rolle „Gast“ und schon hat er Zugriff auf den Projektstatus, relevante Dateien und alle aktuellen Aufgaben.

   Wie genau du deine Kunden am besten in deine Projekte integrierst, kannst du hier nachlesen: “Kunden in Projekte einbinden - So geht's mit Proyex”.

   
   

5. Dateien und Vorlagen hochladen

   Lade Entwürfe, Briefings oder Angebote direkt ins Projekt hoch. Nutze Vorlagen, um wiederkehrende Abläufe zu beschleunigen und Projekte noch schneller zu starten.

   
   

6. Feedback und Freigaben direkt im Tool

   Statt E-Mail-Chaos gibt’s in Proyex klare Freigabeprozesse: Kunden können Aufgaben genehmigen oder Änderungswünsche direkt am jeweiligen Task hinterlassen.

   
   

7. Kundenseite personalisieren

   Begrüße deine Kunden mit einer kurzen Willkommensnachricht. So wirkt dein Projektbereich nicht nur professionell, sondern auch individuell.

   
   

Deadlines, Aufgaben und Feedback stets im Blick behalten

Jetzt weißt du bereits, wie du Proyex in wenigen Schritten einrichtest, aber die eigentliche Magie passiert im Alltag zwischen parallelen Kundenanfragen und Projektaufgaben.

Alle Deadlines auf einen Blick 

Deine Milestones haben feste Start- und Enddaten, die du selbst definierst. Jede einzelne Aufgabe innerhalb der Milestones kann auch ein individuelles Fälligkeitsdatum haben. Im Projekt-Dashboard kannst du einsehen, welche Tasks demnächst anstehen und deine Kunden können das auch. 

Mehr Tipps findest du dazu hier: “Meistere Meilensteine und Deadlines mit Proyex und behalte den Überblick”.

Aufgaben klar strukturiert

Wie bereits erwähnt, sind deine Aufgaben in Meilensteine und Tasks innerhalb dessen formuliert. Jede Aufgabe kann eine detaillierte Beschreibung enthalten, relevante Dateien oder Entwürfe beinhalten und ein Feld für Feedback oder Freigaben haben. Außerdem kannst du Aufgaben gezielt an Teammitglieder oder dich selbst zuweisen, sodass jederzeit klar ist, wer wofür verantwortlich ist.

Erfahre mehr über “Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten” hier.

Kundenfeedback ohne Chaos: 

Kunden und Gäste können direkt in Proyex Feedback geben oder Änderungen anfordern, und zwar genau in der jeweiligen Aufgabe. So musst du nicht mehr zwischen E-Mails, Messengern und Cloud-Ordnern hin- und herspringen. Der integrierte Freigabe-Workflow macht es besonders einfach: Der Kunde klickt einfach auf „Genehmigen“ oder „Änderung anfordern“ und du siehst sofort, was als Nächstes zu tun ist.

Fazit: Mit Proyex zu organisierten Kundenprojekten

Mehrere Kundenprojekte gleichzeitig zu managen sollte kein Balanceakt sein, den du zwischen deiner Arbeit auch noch erarbeiten musst. Genau deshalb ist ein zentrales Projektmanagement-Tool wie Proyex so wertvoll. Damit hast du ein System, das dir den Überblick gibt, klare Strukturen schafft und die Kommunikation mit deinen Kunden deutlich vereinfacht.  

Starte jetzt in dein erstes Projekt mit Proyex und erlebe, wie einfach Organisation sein kann.