Kennst du das? 

Du besprichst ein Projekt mit deinem Kunden, arbeitest daran, alles läuft super und dann geht es an die Freigaben. Dein Kunde antwortet zu spät, schickt dann auf verschiedenen Kanälen mehrere Nachrichten und dann sagt er am Ende: “Aber so habe ich das gar nicht gemeint…” 

Am Ende kostet es dich Zeit, Nerven und Geld. Deswegen ist dieser Schritt entscheidend, damit dein Projekt sauber weiterlaufen kann. Mit einer digitalen Auftragsfreigabe bekommst du direkt eine klare Abstimmung deiner Kunden und weniger Hin und Her. Und mit dem richtigen Tool muss das Ganze auch gar nicht kompliziert sein. 

Was ist eine digitale Auftragsfreigabe überhaupt?

Eine digitale Auftragsfreigabe ist im Grunde nichts anderes als eine klare Zustimmung deines Kunden. Dafür ist sie aber online und mit einem Klick machbar.

Für dich heißt das, dass du eine Übersicht anfertigen solltest mit Angebot, Konzept, Designversion, Textentwurf, Korrekturrunde oder das finale „Go“. Und dein Kunde kann dir daraufhin eine digitale Auftragsfreigabe geben oder Feedback und eine Revisionsrunde einfordern. 

So läuft’s in der Praxis:

1. Du erstellst die Freigabe und lädst sie in einem Projekttool hoch (z. B. in Proyex).

2. Dein Kunde schaut sich die Freigabe an (am besten direkt im Tool ohne extra Einloggen oder registrieren).

3. Ein Klick → Entscheidung ist getroffen.

4. Du bekommst eine Benachrichtigung.

5. Alles ist sauber dokumentiert.

Kurz und klar, bevor für dich Kosten entstehen

In dem Moment, in dem dein Kunde die digitale Auftragsfreigabe bestätigt, heißt das für dich, dass alles genauso gepasst hat und komplett umgesetzt werden kann. Es ist deine Absicherung, bevor für dich unnötige Kosten entstehen. 

Denn ohne klare Freigabe riskierst du: 

• dass du in die falsche Richtung arbeitest

• dass du später alles nochmal anpassen musst

• Diskussionen wie „Das war aber anders abgesprochen“

• unnötige Kosten und Zeitverlust

Das hat nichts mit Technik zu tun

Vielleicht hast du dir gerade schon beim Lesen von “Projekttool” gedacht: "Och ne, bitte nicht noch ein Tool, mit dem ich meine Arbeit optimieren soll.” Aber eine digitale Auftragsfreigabe hat nichts mit Technik-Overload zu tun.

Im Gegenteil:

• dein Kunde braucht keinen Account

• keine App

• keine komplizierten Schritte

• nur eine Einladung von dir an seine E-Mail 

Tools wie Proyex machen Freigaben so einfach, denn am Ende des Tages geht es nicht um Technik, sondern um klare Kommunikation, Struktur und weniger Stress für dein Projekt. 

Die Vorteile einer digitalen Freigabe

Eine digitale Auftragsfreigabe ist der effektivste Hebel, um sauber und stressfrei Projekte zu steuern. 

Hier ein Überblick der wichtigsten Vorteile: 

⚡ Schnellere Entscheidungen 

Bekommst du Freigaben über WhatsApp oder E-Mail, kann sich der Prozess oft ein ewig ziehen. Denn dann kommt sowas bei rum wie: “Ja, ich finde die Idee bisher gut, aber kannst du nochmal das, das und das ändern.” Mit einer digitalen Freigabe legst du fest, wie viele Revisionsrunden dein Kunde bekommt und mit einem einfachen Klick kann er die Freigabe akzeptieren. Dadurch werden Entscheidungen viel schneller getroffen und du musst nicht ständig nachhaken. 

Schau dir auch “Was ist eine Revisionsrunde?” an.  

👁️ Mehr Transparenz

Alles ist an einem Ort ohne 10 verschiedene Versionen oder Chaos. 

Du weißt immer:

• was freigegeben wurde

• welche Änderungen offen sind

• was als Nächstes dran ist

Und dein Kunde kann das genauso sehen. Wenn du wissen willst, welche Tools sonst noch sinnvoll sind, schau dir auch “Die besten Asana-Alternativen für kleine Agenturen“ an.

🔒 Rechtliche Sicherheit 

Digitale Freigaben geben dir Sicherheit, denn sie dokumentieren, wer was wann bestätigt hat. Dafür brauchst du keine Extra Verträge oder Nachweise. Am besten machst du alles in einem Tool, damit du und dein Kunde stets den Überblick behalten.

Wenn du generell sicherer mit Datenschutz arbeiten möchtest, hilft dir dieser Beitrag weiter: „Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verstehen und nutzen“.

🤝 Professioneller Auftritt  

Eine strukturierte Auftragsfreigabe gibt dir nicht nur die rechtliche Bestätigung, sondern auch eine vertraute Sicherheit deiner Kunden. 

Denn mit einer Freigabe hast du: 

• klare Prozesse

• Verbindlichkeit

• Professionalität

• Führung im Projekt

📈 Klare Prozesse → bessere Planbarkeit → mehr Umsatz 

Mit präzisen Prozessen wirst du schneller fertig mit deinen Projekten und schließt diese sauber ab. Dir werden mehr Kapazitäten zur Verfügung stehen, die du besser planen kannst und somit kannst du unterm Strich mehr Kunden annehmen. Das führt dazu, dass du mehr Umsatz machst. 

Wie Proyex dir konkret hilft 

Proyex ist ein einfaches Projektmanagement-Tool, mit dem du nicht nur deine Projekte dokumentierst, sondern auch Kundenfreigaben problemlos aufstellst. 

Keine überladenen Dashboards und komplizierte Funktionen, sondern die Dinge, die im Kundenalltag wirklich zählen. 

Mit Proyex schickst du deinem Kunden eine einzige E-Mail mit Einladung, bekommst Entscheidungen schneller zurück und hast automatisch alles nachweisbar dokumentiert. Dafür müssen sie nicht irgendeine App downloaden und sich auch nicht irgendwo registrieren. 

Und genau so hilft dir Proyex konkret im Alltag:

Freigaben in einem Klick 

Sobald deine Kunden den Einladungslink bekommen und angenommen haben, sind sie automatisch im Projekt. Sobald du dann eine digitale Auftragsfreigabe hochlädst, bekommt dein Kunde die Benachrichtigung. Er sieht sofort, worum es geht, klickt auf „Freigeben“ oder gibt Feedback ab.

Alles sauber dokumentiert 

In Proyex ist alles automatisch dokumentiert. Abgesehen von den Auftragsfreigaben sind sogar andere Schritte zusammengefasst wie Aufgaben, Meilensteine und Dateien. 

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, lies gerne hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool - ohne Chaos”.

Perfekt für DFY/DWY-Workflows, Agenturen und Freelancer

Proyex ist genau für die Art von Arbeit gebaut, die du jeden Tag machst:

Projekte für Kunden umsetzen (Done-for-You) oder gemeinsam mit ihnen erarbeiten (Done-with-You). 

Was von beidem für dich und dein Business wichtig und sinnvoller ist, erfährst du hier: “Done-for-You oder Done-with-You? Das solltest du wissen”. 

Und dabei ist es völlig egal, ob du im Webdesign, Social Media, Copywriting, Branding oder Coaching tätig bist, die Abläufe sind die gleichen. 

Aber diese Abläufe zu optimieren, erspart dir wertvolle Zeit und Energie. 

Praxisbeispiel: Wie andere mit Proyex arbeiten 

Schauen wir uns mal ein konkretes Praxisbeispiel an, anhand einer Webdesignerin. 

Webdesignerin Laura: Ein Projektlaunch ohne Stress

Laura erstellt Websites für kleine Unternehmen.

Früher hat sie Freigaben per E-Mail, Screenshots und Sprachnachrichten gesammelt. Als Ergebnis kam raus, dass Versionen von Revisionen oft durcheinander gerieten und Kunden Dinge frei gaben, die gar nicht auf dem aktuellen Stand waren. Dadurch verzögerten sich natürlich die Launches und Kunden waren nicht zu 100% zufrieden. Nicht wegen Lauras Skills als Webdesignerin, sondern wegen des Managements. 

Seit Laura Proyex nutzt, läuft es so:

1. Sie lädt eine neue Designversion in Proyex hoch.

2. Der Kunde bekommt einen Link und sieht alle Infos ordentlich strukturiert.

3. Ein Klick → Freigabe erteilt.

4. Jede Entscheidung wird automatisch dokumentiert.

Ihre Launches passieren endlich planbar, sie muss nicht ständig alle Dokumente von verschiedenen Tools und Orten zusammensuchen und Kunden fühlen sich professionell betreut. 

Fazit: Struktur ist Entlastung und Auftragsfreigaben sind entscheidend

Statt chaotischem Hin-und-Her hast du klare Entscheidungen, transparente Abläufe und weniger Diskussionen. Das kann eine einfache Auftragsfreigabe bewirken. 

Und dafür ist Proyex gemacht. Es nimmt dir Freigaben ab, vereinfacht Prozesse und macht deinen gesamten Workflow professioneller. 

Wenn du entspannter, schneller und sauberer arbeiten willst, ist eine digitale Auftragsfreigabe der einfachste Schritt, den du gehen kannst.

Teste Proyex jetzt kostenlos und lass deine Aufträge fast von alleine laufen.