Asana ist einer der bekanntesten Projektmanagement-Tools weltweit. Das Tool wird in vielen Unternehmen genutzt, um Aufgaben zu verteilen, Deadlines einzuhalten und Projekte zu strukturieren. Oft stehen dahinter große Teams, in denen verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten und eine Vielzahl an Prozessen gleichzeitig koordinieren. 

Doch, wenn man als kleine Agentur oder als Freelancer arbeitet, wird schnell klar: Was für große Teams ganz gut funktioniert, kann sich im kleinen Team oft zu einem Hindernis entwickeln und zu chaotisch werden. Es gibt zu viele Funktionen und komplexe Oberflächen, mit denen Kunden sich nicht zurechtfinden. Und das ist für sie auch meistens gar nicht notwendig, denn kleinere Teams brauchen keine endlosen Features innerhalb eines Tools. 

Genau deshalb lohnt es sich, einen Blick auf Asana-Alternativen zu werfen und zu schauen, welches Projektmanagement-Tool wirklich zu dir und deinem Business passt. 

Warum Asana oft nicht die beste Wahl ist 

Darum lohnt es sich, Asana mal genauer zu betrachten: Für kleine Teams ist die Software nicht immer die optimale Lösung. 

Zu viele Funktionen mit wenig Klarheit 

Mit einer Menge Funktionen bringt Asana vielleicht sogar zu viele für kleine Agenturen oder Freelancer mit. Statt Struktur reinzubringen, entsteht schnell ein Überangebot an Ansichten, Optionen und Einstellungen, die weder du, noch deine Kunden brauchen. 

Mehr Aufwand statt echte Entlastung 

Projektmanagement-Tools sind dafür da, dir Zeit zu sparen und Produktivität zu schenken. Bei Asana kann schnell das Gegenteil passieren, da Kunden mühsam eingearbeitet werden müssen und interne Workflows immer wieder angepasst werden. 

Mehr dazu liest du in diesem Artikel: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool - ohne Chaos”. 

Kunden finden sich schwierig zurecht 

Wie bereits erwähnt, ist es für Kunden teilweise schwer, sich in das Tool einzufinden. Oft rufen sie dann doch einfach an oder schicken Mails. Gerade im engen Kundenkontakt ist es entscheidend, dass alle sofort verstehen, wie der Projektstand aussieht.

Ein gutes Projektmanagement-Tool unterstützt dich wirklich

Damit ein Tool dir wirklich Arbeit abnimmt, sollte es ein paar wichtige Kriterien für dich erfüllen. 

⏱️ Einfache Bedienung ohne lange Einarbeitungszeit 

Sobald du mitten im Projekt stehst, hast du nicht mehr viel Zeit, deine Kunden stundenlang in ein System einzuarbeiten. Ein gutes Programm muss intuitiv sein, damit alle direkt starten können. 

🔍 Transparenz, damit deine Kunden den Fortschritt selbst sehen 

Deine Kunden wollen natürlich jederzeit auf dem neuesten Stand sein. Das richtige Tool zeigt Deadlines, Fortschritt und Zuständigkeiten auf einen Blick, ohne dass du alles doppelt erklären musst.

💬 Kommunikation ist das A und O 

Feedback und Kommentare sollten direkt im Projekt ersichtlich werden. Das richtige Programm bündelt Rückmeldungen direkt in der Aufgabe, sodass alles an einem Ort bleibt und nichts verloren geht. Somit sparst du dir auch lange E-Mail-Ketten.

Wie gute Kommunikation konkret aussieht, erfährst du hier: “Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur”. 

💰 Preis-Leistungs-Verhältnis 

Dein ideales Programm sollte skalierbar und bezahlbar sein, dir aber auch gleichzeitig Raum zum Wachsen bieten. In einer kleineren Agentur brauchst du in der Regel keine hoch gestapelten Enterprise-Preise. 

🧑‍💻 Flexibilität - solo und im Team 

Egal, ob du alleine an einem Projekt arbeitest oder mit 2 bis 3 Leuten in einem Team, die richtige Software sollte sich nahtlos an deine Arbeitsweise anpassen und nicht umgekehrt. 

Die beliebtesten Asana-Alternativen 

Welche Asana-Alternativen gibt es überhaupt? Und wo liegen ihre Stärken und Schwächen? 

Trello

Trello basiert auf dem Kanban-Board-Prinzip, ist sehr einfach zu verstehen und daher extrem beliebt. Aufgaben werden in Boards und Karten organisiert, die per Drag & Drop verschoben werden können. Jedoch kann genau das bei komplexeren Abläufen schnell unübersichtlich werden. Außerdem fehlen fortschrittliche Automatisierungen, die über die grundlegenden Funktionen hinausgehen. 

Wenn du genauer wissen möchtest, wie sich Trello im Vergleich schlägt, lies hier weiter: “Trello vs Proyex - Was ist besser für dein Kundenmanagement?”.

ClickUp 

ClickUp ist fast schon ein Asana-Klon und punktet mit einer enormen Funktionsvielfalt. Mit vielen Automatisierungsmöglichkeiten und Zeit-Tracking geht ClickUp Trello auf jeden Fall voraus. Für kleine Teams ist das System jedoch oft zu viel. Man verbringt mehr Zeit damit, ein System einzurichten, statt wirklich damit zu arbeiten.

Monday

Mit einer intuitiven Bedienung ermöglicht Monday in einem stylischen Interface, Projekte visuell darzustellen und Workflows flexibel einzurichten. Das Ganze hat natürlich seinen Preis und bringt gerade kleine Teams schnell an die preisliche Grenze. 

Notion

In Notion kann man sich eigene Systeme bauen, Seiten verknüpfen und Workflows frei gestalten. Das bringt Vorteile und Nachteile mit sich. Dadurch muss man sich sein gesamtes System komplett selbst zusammenbasteln. Für Kunden kann das oft zu viel sein, da sie eigentlich nur Ergebnisse sehen wollen. 

Proyex 

Proyex ist speziell für kleine Agenturen und Freelancer entwickelt. Es kombiniert die Einfachheit von Tools wie Trello mit der Professionalität von Asana. Kunden sehen den Projektstatus in Echtzeit, können direkt Feedback im Tool geben und behalten den Überblick. Dazu kommt, dass es mehrere Preismodelle gibt, unter anderem auch ein kostenloses. 

Darum passt Proyex perfekt zu deinem Business  

Unter den Alternativen hebt sich Proyex besonders ab. Wir zeigen dir, was Proyex so wertvoll für dein Projektmanagement macht. 

🎯 Fokus statt Feature-Overload 

Andere Programme wie Asana oder Monday haben ein großes Spektrum an Funktionen, was sie für kleine Teams oft zu kompliziert und unübersichtlich macht. Proyex konzentriert sich da auf das Wesentliche. Mit Projekten → Meilensteinen → Aufgaben ist schon der Großteil deines Managements abgedeckt und du kannst direkt starten ohne Chaos beim Einrichten. 

Lies auch: “Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten?”. 

🔑 Einfacher Kundenzugang 

In größeren Programmen verlieren Kunden oft den Überblick und stellen Fragen dann doch per Telefon, E-Mail oder sogar WhatsApp. In Proyex lädst du deine Kunden als Gast ein. Somit können sie immer einsehen, wo das Projekt steht und wie weit ihr seid ohne Drittanbieter. Und das Beste: deine Kunden können direkt im System Feedback hinterlassen. 

🔄 Integrierte Freigaben und Revisionsrunden

Mit einem klaren Freigabe- und Revisionssystem integriert Proyex Feedback direkt ins Programm. Änderungen laufen transparent, sauber und nachvollziehbar direkt im Projekt und sind dadurch meist schneller umgesetzt. 

🔒 Datenschutz: Made in Germany 

Tools, deren Sitz in den USA ist, haben oft Schwierigkeiten rund um das Thema DSGVO. Proyex dagegen ist ein deutsches SaaS-Produkt, vollständig DSGVO-konform und hostet die Daten in Deutschland. 

Wie du stressfrei mit der DSGVO arbeitest, erfährst du hier: “Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO”. 

⏰ Digitale Zeiterfassung 

Mit der integrierten Zeiterfassung in Proyex erfasst du deine Zeiten direkt an den Aufgaben und kannst deine Zeit mit einer integrierten Stoppuhr messen. Die Daten werden automatisch in übersichtlichen Diagrammen aufbereitet und lassen sich jederzeit exportieren. So können Abläufe effizienter optimiert werden. 

📑 Automatisierte Projekt-Templates 

Wiederkehrende Projekte kosten oft unnötig viel Zeit, wenn man jedes Mal alles neu anlegen muss. Proyex bietet dafür automatisierte Projekt-Templates: Du kannst einmalig deine Standardabläufe mit Aufgaben, Deadlines und Meilensteinen speichern und beim nächsten Auftrag mit einem Klick wiederverwenden. So startest du neue Kundenprojekte in Minuten statt Stunden. 

📈 Schneller ROI 

Dadurch, dass du dir ab Tag 1 die Supportzeit sparst, rechnet sich das investierte Geld in Proyex wieder. Dadurch entsteht nämlich ein schneller ROI (“Return on Investment”). Weniger Rückfragen, klare Prozesse und eine bessere Übersicht helfen dir, mehr deiner Zeit in die eigentlichen Projekte zu investieren. 

Fazit: Welche Asana-Alternative lohnt sich für dich?

Es gibt viele Tools, die Asana ersetzen können, von Trello bis zu Notion hat jedes seine Stärken und Schwächen. Doch, wenn es um kleine Agenturen und Freelancer geht, bringen diese Lösungen immer Kritikpunkte mit sich: zu simpel, zu komplex oder zu teuer.

Proyex verbindet die Vorteile und bringt Klarheit in dein Projektmanagement. 

Wenn du dir reibungslose Abläufe, zufriedenere Kunden und weniger Chaos in deinen Projekten wünschst, dann ist Proyex die Alternative, die sich für dich wirklich lohnt.

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