„Aller Anfang ist schwer.

Ein Sprichwort, das wir alle kennen. Aber wenn du regelmäßig mit Kunden arbeitest, weißt du: Der Anfang muss nicht schwer sein. Er wird es nur dann, wenn dein Onboarding unklar, verstreut oder unausgereift ist.

Und genau dieser Prozess entscheidet darüber, ob dein Projekt stressfrei und solide läuft. Denn wer von Beginn an alles sauber sortiert hat und mit dem Kunden eine klare Kommunikation führt, verhindert Chaos, bevor es entsteht. 

Ein starkes Onboarding ist der Startpunkt für jedes erfolgreiche Projekt

Ein gutes Onboarding gibt dir einen klaren Rahmen für jedes gelungene Projekt. Wenn er holprig ist, zieht sich das durch das ganze Projekt wie ein roter Faden. Und genau deshalb lohnt es sich, diesen Moment bewusst und strukturiert zu gestalten. 

Was schlechtes Onboarding bei dir auslöst 

Ein schlechtes Onboarding macht sich bei dir direkt bemerkbar. 

Du merkst es an:

• ständigem Hinterherlaufen nach Infos

• unnötigen Rückfragen

• Missverständnissen, die du später „geradebiegen“ musst

• To-Dos, die du dir selbst aus dem Chaos zusammenpuzzeln musst

• Aufgaben, die doppelt gemacht werden

• Projekten, die von Minute 1 an mehr Zeit fressen als geplant

Du als Dienstleister solltest im Führungsmodus sein und nicht im Reaktionsmodus. Das ist wichtig für deine Kunden, damit sie dir vertrauen können. 

Was schlechtes Onboarding bei deinen Kunden auslöst

Deine Kunden sollten dir vertrauen, denn sie merken, wenn es nicht von Anfang an rund läuft. 

Dadurch entsteht bei ihnen:

• Unsicherheit („Was muss ich jetzt tun? Was kommt als Nächstes?“)

• Frust, weil sie nicht wissen, wo welche Infos hingehören

• das Gefühl, selbst organisieren zu müssen

• der Eindruck, dass du nicht wirklich führst

• der Gedanke: „Hoffentlich war das die richtige Entscheidung…“

Ein schwacher Start sorgt dafür, dass Kunden mehr hinterfragen und schneller nervös werden.

Die 7 Elemente eines guten Onboardings

Ein gutes Onboarding muss Grundlage für entspannte und effiziente Projekte sein. Mit diesen sieben Punkten kannst du in jedes Projekt mit Struktur starten. 

1. Klare Erwartungen und Ziele

Zu Beginn musst du mit deinen Kunden zwei wichtige Dinge klären. 

Was soll am Ende rauskommen? Und was braucht es dafür? 

Die Erwartungen deiner Kunden vorher zu klären ist die halbe Miete und erspart euch zukünftige Missverständnisse. Und wenn du häufiger an den Punkt kommst, an dem Kunden mehr wollen, als vereinbart war, hilft dir dieser Artikel weiter: “So setzt du klare Projektgrenzen ohne dein gutes Verhältnis zu ruinieren”. 

2. Ein transparenter, leicht erklärbarer Prozess 

Deine Kunden brauchen von Anfang an einen Überblick. Sie müssen nicht jedes Detail wissen, aber den Projektablauf, idealerweise visualisiert, zu wissen, gibt Sicherheit. Es macht dich zu einer souveränen Projektleitung. 

3. Definiere Kommunikation 

Mache deinen Kunden direkt klar, wie ihr miteinander kommuniziert und du sparst dir direkt das Chat- und Nachrichten-Chaos.

Lege fest: 

• Wo kommuniziert wird (E-Mail? Proyex? Google Meet?)

• Wie schnell du antwortest (Du musst nicht jederzeit auf Abruf sein)

• Wofür du NICHT zuständig bist

• Wer, welche Aufgaben übernimmt

Damit verhinderst du in der Regel 80% der Rückfragen. 

4. Strukturiertes Sammeln aller Informationen 

Wie bereits im dritten Punkt erwähnt, ist eine definierte Kommunikation das A und O. Denn der Klassiker ist: Kunden schicken dir Inhalte in Mails, Word-Dokumenten oder per WhatsApp. 

Mit einem guten Onboarding machst du vorher klar, wo dir deine Kunden, wie Informationen und Inhalte schicken. Je einfacher du den Input machst, desto schneller liefern deine Kunden. Und damit Feedback später nicht im Chaos endet, solltest du auch klar definieren, wie Revisionen ablaufen. 

Wenn du mehr darüber erfahren willst, lies hier: “Was ist eine Revisionsrunde?”.

5. Tools und Zugänge sauber organisieren 

Nicht erst mitten im Projekt klären, welche Tools und Zugänge benötigt werden.

• Welche Tools nutzt ihr?

• Welche Zugangsdaten brauchst du?

• Welche Dateien müssen wo abgelegt werden?

Mach es deinen Kunden so einfach wie möglich. Deine Kunden wollen sich meistens nicht erst bei 10 verschiedenen Anbietern registrieren, nur um von dir die Dateien darüber zu erhalten.

Ein Tool wie Proyex nimmt dir genau das ab: Du kannst deine Kunden einfach per Einladung ins Projekt holen, ohne Registrierung, ohne Setup, ohne technisches Verständnis. Das reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass du alle Infos zentral, sauber und vollständig bekommst.

6. Ein kurzer und klarer Kick-Off

Der Kick-off ist der Moment, an dem du die Führung übernimmst.
Du erklärst:

• den Prozess

• die nächsten Schritte

• was du brauchst

• wie die Zusammenarbeit abläuft

Kurz, klar, kein Meeting-Marathon.

7. Vorlagen und Automatisierungen, die dir Zeit sparen

Bei wiederholbaren Abläufen brauchst du Vorlagen, die dir zukünftige Arbeit abnehmen.

• Willkommensmails

• To-Do-Listen

• Abläufe

• Abfragen

• Projektpläne

Zusätzlich nehmen dir Automatisierungen den Kleinkram ab. Wenn du wissen willst, wie du Templates wirklich effektiv nutzt, ohne jedes Projekt neu zu erfinden, lies hier weiter: “Projekt-Templates effizient nutzen: So sparst du Zeit bei jedem Auftrag”. 

Plan vs. Umsetzung in der Realität 

Auf den ersten Blick klingen diese sieben Elemente nach dem perfekten Plan für ein solides Onboarding. Aber in der Realität fällt es vielen Freelancern und Agenturen dennoch schwer, diesen Plan konsequent zu verfolgen. 

Denn der Alltag sieht oft komplett anders aus: Projekte überlappen sich, Kunden liefern unvollständig, Informationen landen in zig Kanälen, und du bist ständig damit beschäftigt, zu reagieren statt zu führen.

Das Ergebnis: Selbst die besten Vorsätze lösen sich im Stress des Projektstarts schnell wieder auf. Denn zwischen Plan und Umsetzung deines Onboardings ist eine Lücke. Eine Lücke wegen fehlender Systeme, die dich im Alltag entlasten.

Wie du trotz mehrfacher Projekte den Überblick behältst und Meilensteine sauber trackst, erfährst du hier: “Meistere Meilensteine und Deadlines mit Proyex und behalte den Überblick”. 

Ein System, mit dem sich dein Onboarding fast von selbst erledigt

Ein gutes Onboarding scheitert nicht an fehlendem Wissen, sondern daran, dass alles manuell passiert. Deswegen brauchst du ein System, das Aufgaben für dich trägt und mit dem du dich auf deine eigentliche Arbeit voll und ganz konzentrieren kannst. 

Und genau hier setzt Proyex an.

Proyex gibt dir ein Setup, in dem alles, was dein Onboarding braucht, bereits an einem Ort zusammenläuft: 

• Kunden brauchen keine Registrierung, sondern können einfach mit einer Einladung ins Projekt hinzugefügt werden. 

• Inhalte, Dateien, Infos und To-Dos landen automatisch dort, wo sie hingehören. Denn jeder Kunde hat sein eigenes zugewiesenes Projekt. 

• Dein Prozess ist sichtbar, deine Kommunikation klar, deine Anforderungen eindeutig. Denn es gibt integrierte Chatfunktionen, transparente To-Dos und abrufbare digitale Lieferungen mit Revisionen. 

• Und das Beste: Du musst nichts mehr manuell nachhalten.

Ein Onboarding, das sich „fast von selbst erledigt“, ist kein Wunschdenken. Es ist die Realität mit einem Tool, das dich unterstützt anstatt Nerven kostet. 

Wie genau du deine Kundenprojekte sauber organisierst, erfährst du hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”. 

Warum genau Proyex den Unterschied macht 

Ein System hilft nur dann, wenn es auch wirklich in deinen Alltag passt. Du brauchst kein weiteres Tool, was zu technisch oder komplex ist und deinen Kunden am Ende mehr Arbeit macht als vorher. 

Proyex ist so aufgebaut, dass du weniger erklären musst und deine Kunden somit weniger Anlaufschwierigkeiten haben. Das Ergebnis ist, dass ihr schneller gemeinsam starten könnt. 

Ein klarer Projektbereich pro Kunde, smarte Abfragen, integrierte Kommunikation und ein Workflow, der dich aktiv entlastet. 

Fazit: Ein starkes Onboarding zahlt sich aus

Ein Onboarding, das läuft, ist die Basis für jedes erfolgreiche Projekt. Wenn zu Beginn die Struktur stimmt, arbeiten Kunden entspannter mit dir zusammen und Rückfragen reduzieren sich automatisch. 

Proyex macht hier den Unterschied, denn du musst nicht länger alles manuell jonglieren. Du hast ein Tool, das deinen Projektstart trägt und dein Onboarding nicht mehr länger zu einem Stressfaktor macht. 

Erstelle dein nächstes Onboarding in unter 10 Minuten mit Proyex.

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