Montagmorgen, 09:14 Uhr. Du sitzt mit deiner ersten Tasse Kaffee am Schreibtisch und willst mit deiner Arbeit starten. Und da kommt auch schon die dritte Kundenmail des Tages rein: “Wie ist der Stand?”. Und plötzlich ist es schon 11 Uhr und du hast mehr Status-Updates versendet als an deinen eigentlichen Projekten gearbeitet. 

Viele stolpern genau hier über typische Projektmanagement-Fehler. Wie du sie am besten vermeidest, liest du hier: “So arbeitest du effizienter: 5 Projektmanagement-Fehler, die dich Zeit kosten”. 

Mit dem richtigen Setup musst du den Projektstatus aber gar nicht mehr selbst erklären, denn er zeigt sich von allein.

Das Problem: Ständige Status-Mails und Kundenanfragen

Mal eben zwei Stunden lästige Kundenmails beantworten, ist leider nichts ungewöhnliches. Und das ist auch das Problem. Sie unterbrechen deinen Workflow, kosten Zeit und reißen dich immer wieder aus der eigentlichen Arbeit. Selbst wenn du schon mitten im nächsten Task steckst, musst du doch erst noch Screenshots suchen, Fortschritte formulieren und den Stand per E-Mail verschicken. Das nervt nicht nur dich, sondern sorgt auch dafür, dass Projekte länger dauern als sie müssten. 

Falls dir die Unterscheidung zwischen Tasks und Subtasks noch nicht ganz klar ist, haben wir hier eine einfache Erklärung für dich: “Task vs Subtask: Einfach erklärt für dein Projektmanagement”.

Die Lösung: Automatisierte Projekt-Updates direkt in einem Tool 

Anstatt jedem Kunden einzeln per Mail den Stand zu erklären, kannst du den Fortschritt einfach sichtbar machen. Mit dem richtigen Tool funktioniert all das ganz automatisch und in Echtzeit. 

Hier kommt Proyex ins Spiel. Du legst einmal fest, welche Infos für den Kunden relevant sind, und das System aktualisiert diese Ansicht, sobald du im Projekt weiterarbeitest. Keine doppelte Arbeit für dich, kein ständiges Umformulieren. Deine Kunden wissen jederzeit, wo ihr gemeinsam steht, und du hast den Kopf frei für die wesentliche Arbeit.

Proyex übermittelt Status-Updates eigenständig 

Du musst keine Nachrichten mehr über drei verschiedene Kanäle schreiben, um deinen Kunden mitzuteilen, dass sich der Projektstatus geändert hat. Alles läuft in einem geschützten, klar strukturierten Bereich, den deine Kunden jederzeit einsehen können. Dabei sehen sie natürlich nur das, was für sie freigegeben ist. So funktioniert’s:

👉 Schritt 1: Projekt anlegen und Meilensteine definieren

Melde dich zuerst in deinem Proyex-Account an. Falls du noch keinen hast, kannst du kostenlos starten. Sobald du eingeloggt bist, legst du dein Projekt an, definierst Meilensteine und ordnest Aufgaben zu.

Wie du Kundenprojekte in Proyex am besten strukturierst und dich anmeldest, erfährst du hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool - ohne Chaos”. 

👉 Schritt 2: Kunden als Gast hinzufügen

Über die Funktion „Gast hinzufügen“ erhält dein Kunde einen sicheren Login-Link. Er sieht nur die für ihn freigegebenen Inhalte und keine internen Notizen oder sensiblen Daten.

👉 Schritt 3: Fortschritt in Echtzeit

Nun kommen wir zu dem Part, der dir den Aufwand für überflüssige E-Mails spart. Markierst du Aufgaben als „in Arbeit“ oder „Fertig“, aktualisiert sich der Fortschrittsbalken automatisch. Dein Kunde erkennt sofort, wie weit ihr seid. 

👉 Schritt 4: Änderungswünsche direkt im Tool managen

Falls dein Kunde Korrekturen möchte, kann er diese direkt in Proyex in den Task eintragen. Und du siehst die Anfrage sofort in der jeweiligen Aufgabe und kannst diese im weiteren Projektverlauf berücksichtigen.  

Vorteile für dich und deine Kunden  

Automatische Status-Updates sind nicht nur bequem für dich, sie verändern auch, wie du mit Kunden arbeitest. Statt in vielen Rücksprachen festzuhängen, kannst du dich auf das konzentrieren, wofür dich deine Kunden wirklich gebucht haben.

Weniger Mails, weniger Stress

Lass die nervigen “Gibt es ein Update?” Mails hinter dir. Der Status ist immer aktuell und für den Kunden abrufbar.

Volle Transparenz ohne Mehraufwand

Wie in einem Live-Dashboard können deine Kunden den Fortschritt genau einsehen. Keine manuelle Berichterstattung mehr. 

Bessere Kundenbindung durch Einbindung 

Wenn Kunden jederzeit Einblick haben, fühlen sie sich als Teil des Prozesses. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass sie deine Arbeitsweise und Zuverlässigkeit noch mehr schätzen.

DSGVO-konformer Datenschutz 

Alle Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Das gibt dir und deinen Kunden die Sicherheit, dass sensible Informationen geschützt sind. Für viele Kunden ist das ein starkes Argument, gerade in Europa. 

Wie du an dieses Thema reibungslos rangehst, kannst du hier nachlesen: “Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO”. 

Ein Beispiel aus der Praxis in Proyex

Du bist Webdesigner und beginnst ein neues Projekt für einen Kunden. Vom Konzept zum Design zur Entwicklung und dem Live-Stellen der Website, planst du alle Meilensteine und definierst sie vorab im Projekt. 

Direkt zu Beginn lädst du den Kunden als Gast ins Projekt ein. Dein Kunde bekommt einen sicheren Login-Link und kann ab diesem Moment jederzeit den Projektstatus einsehen. Er muss sich dafür nicht extra in Proyex anmelden. 

Während du am zweiten Meilenstein arbeitest, markierst du die ersten Aufgaben in deiner Konzepterstellung als “Fertig” oder noch “in Arbeit”. Der Fortschrittsbalken im Gastportal springt beispielsweise auf 80 % und dein Kunde sieht sofort, dass der nächste Schritt kurz bevorsteht. Keine E-Mail, kein Anruf, kein Nachhaken. 

Vielleicht will dein Kunde etwas an den Farben ändern oder hat noch weitere Ideen zur Navigation der Website. Das ist auch völlig normal und in Ordnung, also trägt er diese direkt in den Meilenstein “Konzept” ein. Du als Designer siehst den Kommentar sofort in deiner Aufgabenübersicht und kannst ihn ohne Umwege einplanen. So bleibt der gesamte Austausch an einem Ort, übersichtlich, transparent und ohne zusätzliche Statusrunden. 

💡 Tipp: 

Plane in deinem Workflow eine feste Anzahl an Statusrunden ein und kommuniziere diese klar an deine Kunden. Üblicherweise sind drei Revisionsrunden ein guter Richtwert, um ein zufriedenstellendes Ergebnis für beide Seiten zu erzielen. Werden zu viele Revisionen angeboten, steigt der Aufwand für Nachbearbeitungen erheblich und wertvolle Zeit für andere Projekte geht verloren.

Wenn du wissen möchtest, wie du dabei am besten vorgehst und was zu tun ist, schau gerne hier vorbei: “Was ist eine Revisionsrunde?”.

Fazit: Du machst die Arbeit und Proyex hält deine Kunde up-to-date

Stell dir Proyex wie einen virtuellen Assistenten vor, der deine Kunden perfekt auf dem Laufenden hält. Für dich bedeutet es nur wenige Klicks und eine deutliche Arbeitserleichterung. Auch deine Kunden profitieren, denn sie erhalten alle Informationen in Echtzeit und müssen sich nicht durch mehrere verschiedene Tools arbeiten.

Verabschiede dich von anstrengenden Status-Mails und teste Proyex jetzt kostenlos ganz ohne Kreditkarte.