13.07.2025
Task vs Subtask: Einfach erklärt für dein Projektmanagement
Schon mal in ein Projekttool wie Proyex oder Asana reingeschaut und gedacht: “Warte mal… Ist das jetzt ein Task oder eine Subtask?” Vor allem, wenn man mehrere Projekte gleichzeitig managet und Kunden vielleicht sogar Einblick in das Tool haben, kann es schonmal sein, dass man durcheinander kommt.
In diesem Artikel erklären wir dir, was der Unterschied zwischen einem Task und einer Subtask ist, an Beispielen aus deinem Alltag als Freelancer oder kleine Agentur. Damit du nicht nur den Überblick zwischen allen Projekten und Aufgaben behältst, sondern auch professionell, strukturiert und zuverlässig auf deine Kunden wirkst.
Erfahre mehr über Projektplanung hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool - ohne Chaos”.
“Was war nochmal der Unterschied?” So klappt’s mit der Aufgabenstruktur
Projektalltag kann manchmal stressig sein. Mehrere Kundenprojekte laufen gleichzeitig, To-Do Listen werden immer länger, im Tool stehen viele Aufgaben, Deadlines und Rückfragen an. Spätestens an diesem Punkt sollte man alles übersichtlich zusammengefasst haben, um nicht den Überblick komplett zu verlieren und einen professionellen Eindruck zu bewahren.
Dabei spielt der Unterschied von einem Task und einer Subtask eine wichtige Rolle. Und wenn dieser nicht ganz klar ist, können schnell viele Unklarheiten auftreten. Du packst zu viele Details in einen einzelnen Task und verlierst dabei den Überblick über das Wesentliche. Insbesondere im Team vergisst man schnell, wer nun für was genau zuständig ist. Deine Kunden wissen leider genauso wenig, wie weit du bist und was der aktuelle Zwischenstand ist.
Daher ist es wichtig deine Aufgaben so zu strukturieren, dass du und deine Kunden wissen, was ansteht. So entsteht Transparenz, Klarheit und das gute Gefühl: „Hier läuft alles nach Plan ab.“
Was ist ein Task?
Erst mal zu den wesentlichen Punkten eines Tasks:
Dieser ist eine einzelne Aufgabe, die abgearbeitet werden muss, so wie ein To-Do auf einer Liste. Beispielsweise könnte ein Task für dich als Webdesigner “Landingpage erstellen” sein. Es ist also ein größerer Arbeitsschritt mit einem klaren Bestreben.
Ein Task sollte immer:
ein klares Ziel haben („Seite fertigstellen“ anstatt „bisschen was machen“)
überschaubar bleiben (nicht: „Website erstellen“, sondern: „Homepage erstellen“)
sich gut mit einem Haken erledigen lassen
im besten Fall eine konkrete Deadline haben
Gerade wenn du mit vielen Kunden zusammen arbeitest oder andere Kollegen an deinem Projekt teil haben, bringt eine klare Task Benennung und Übersicht euch viel besser und schneller ans Ziel.
Du kommunizierst transparent, was du übernimmst.
Kunden können nachvollziehen, wie weit du bist.
Du bleibst fokussiert, weil du weißt, was du abschließen willst.
In einem Projekttool wie Proyex kannst du jedem Projekt beliebig viele Tasks zuweisen. Damit bleibt deine Arbeit effizient und passt sich deiner Arbeitsweise an, damit du der Boss bleibst.
Was ist eine Subtask?
Als Subtask kann man eine Unteraufgabe sehen, die zum Ziel der größeren Task führt. Es wie ein Puzzle: Der Task als fertiges Bild und die Subtasks als einzelne Puzzleteile, die zum Gesamtbild führen.
Wenn wir uns das Beispiel der “Landingpage erstellen” von eben anschauen, könnten deine Subtasks dazu wie folgt aussehen:
Texte schreiben
Bilder auswählen
Layout im Page Builder bauen
Mobile-Version anpassen
Seite veröffentlichen
💡 Warum ist es aber nun so hilfreich Subtasks zu haben?
Du bahälst die absolute Kontrolle über deine Projekte, denn Subtasks machen aus einem großen Ganzen kleine To-Dos, die nicht überfordern.
Du kannst verantwortlich planen: Einzelne Schritte lassen sich an andere aus deinem Team (oder an den Kunden selbst) zuweisen.
Du schaffst Transparenz: Kunden sehen, was schon erledigt ist und was noch kommt.
Subtasks kannst du meistens ganz leicht in einem Task anlegen. In Proyex geht das ganz einfach im Bearbeitungsmodus. Deine Struktur bleibt kompakt, übersichtlich und nachvollziehbar. Subtasks werden zu deinem besten Freund, wenn du mit mehreren Beteiligten arbeitest und viele Projekte parallel managst.
Warum der Unterschied von Task und Subtask so relevant ist
“Task und Subtask, hab ich verstanden, wird schon irgendwie passen.” Aber eine saubere Aufgabenstruktur ist Gold wert. Es hat Auswirkungen auf dein gesamtes Projekt und deine Arbeitsweise und das ist so wesentlich.
Du arbeitest strukturierter
Bei einer sinnvollen Aufteilung von Tasks und Subtasks kennst du deine nächsten Ziele und Aufgaben. Deine Arbeitsweise wird planbar und du weißt, wann du einen Meilenstein erreichen wirst. Erfahre hier mehr über “Was ist ein Meilenstein in Kundenprojekten?”.
Du kommunizierst besser mit deinem Team und deinen Kunden
Egal, welchen Beruf du ausübst, sei es Copywriter, Designer oder Coach. Kommunikation ist immer eine der ersten Prioritäten. Und die sorgt für eine gute und entspannte Zusammenarbeit, wenn du genau weißt, was zu tun ist.
Lies dazu gerne auch: “Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur”.
Du hinterlässt einen professionellen Eindruck
Wenn ein Kunde sieht, wie sauber du ein Projekt in Tasks und Subtasks gegliedert hast, entsteht Vertrauen und deine Kunden wissen, dass sie sich auf dich verlassen können.
💡 Tipp:
Du brauchst kein Projektmanagement-Studium für all diese Sachen. In dem richtigen Tool sind viele dieser Punkte selbsterklärend und bringen dich schnell zum Ziel. In Proyex legst du deine Tasks an und definierst deine Subtasks dazu.
Proyex Tipp: Tasks und Subtasks in einem Tool nutzen
Wie bereits oben erwähnt, kannst du in einem Tool wie Proyex deine Tasks und Subtasks ganz enfach anlegen. Mit Proyex strukturierst du deine Kundenprojekte klar, visuell und so, dass du und dein Kunde jederzeit wissen, was schon erledigt ist, was noch ansteht, und wo es vielleicht etwas stockt.
So funktioniert es in Proyex
Projekt anlegen
z. B. „Launchkampagne für Produkt X“Task erstellen
etwa „E-Mail-Serie schreiben“Subtasks hinzufügen
„Betreffzeilen entwerfen“, „Texte schreiben“, „Tool einrichten“Zuständigkeiten und Deadlines festlegen
für dich, deine Kollegen oder auch deinen KundenStatus aktualisieren und Fortschritt tracken
du siehst jederzeit, was schon erledigt ist
Fazit: Tasks vs Subtasks - kleiner Unterschied mit großer Auswirkung
Egal, was du arbeitest, bei einer sauberen Strukturierung läuft deine Arbeit leichter. Und genau da macht die Abgrenzung zwischen Tasks und Subtasks den Unterschied:
Du arbeitest fokussierter.
Deine Kunden sehen den Fortschritt.
Rückfragen und Missverständnisse werden seltener.
Du sparst Zeit und wirkst souverän.
Mit Proyex brauchst du keine komplizierten Workflows oder Projektmanagement-Fachwissen. Du planst Aufgaben so, wie du arbeiten möchtest.
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