Brauche ich wirklich ein Kundenportal? Oder reicht mir vielleicht doch nur ein Projektmanagement-Tool? Aber will ich es wirklich beibehalten, dass meine Kunden mir teilweise auf WhatsApp schreiben?
Aber beides klingt irgendwie nach mehr Aufwand, höheren Kosten und Anstrengung. 

Und genau deshalb lohnt es sich, einmal klar zu verstehen, welche Aufgabe jedes System wirklich erfüllt und welche Lösung deine Zusammenarbeit am meisten entlastet.

Warum ist Kundenkommunikation heute so schwer?

Die tatsächliche Herausforderung im Freelancer Alltag ist oft nicht die Arbeit selbst. Denn du kennst deine Arbeit, weißt, was du tust und verlässt dich auf dich selbst und/oder dein Team. Was die Arbeit aber dann doch hartnäckig macht, ist oft die Kundenkommunikation und alles, was daran hängt. 

Du kennst das wahrscheinlich:

• fünf Nachrichten auf fünf Kanälen

• Dateien, die irgendwo verschwinden

• Kunden, die Dinge doppelt schicken

• Rückfragen, die längst beantwortet waren

• Infos, die in Meetings gesagt, aber nie festgehalten wurden

Und dann fragst du dich, was du falsch machst, dass sowas immer wieder passiert. Aber tatsächlich liegt es oft eher an den verwendeten Tools für die Kommunikation. 

Der tägliche Struggle 

Früher hatte man ein persönliches Meeting, hielt alles schriftlich fest und nutzte genau diese Datei, um das gesamte Projekt zu steuern. Ein Ort, eine Orientierung, fertig.

Heute läuft alles über zig Kanäle: E-Mails, WhatsApp, virtuelle Meetings, geteilte Dokumente. Für jede Rückfrage wird ein anderer Weg genutzt.

Kein Wunder, dass in dieser Vielfalt Informationen untergehen.

Viele Tools verschieben das Chaos nur

Einfach ein Tool zu nutzen, mit dem man seine Projekte besser managen kann, klingt für viele Dienstleister erst mal nach einer passenden Lösung. Klingt logisch, funktioniert in der Praxis aber nur selten. 

Grund dafür ist, dass die meisten Tools einfach nicht für Kunden gebaut sind. 

Sie sind voll mit Funktionen, Ansichten und Einstellungen, die für dich als Profi sinnvoll sind, für Kunden aber schnell überfordernd wirken. Das führt dazu, dass sie:

• nicht wissen, wo sie klicken sollen

• Aufgaben falsch verstehen

• Infos übersehen

• oder das Tool komplett ignorieren

Und was passiert dann?
Sie schreiben dir doch wieder eine Mail oder WhatsApp.

Das Chaos ist damit nicht kleiner geworden. Es hat sich schlichtweg nur verschoben. 

Wenn du erfahren möchtest, welche typischen Fehler im Projektmanagement zusätzlich für Chaos sorgen, lies gerne unseren Artikel: „So arbeitest du effizienter: 5 Projektmanagement-Fehler, die dich Zeit kosten“.

Was genau macht dann ein Projektmanagement-Tool?

Ein Projektmanagement-Tool ist im Grunde deine interne Schaltzentrale. Es hilft dir natürlich beim Management deiner Projekte und strukturiert somit deine Aufgaben, Deadlines und Abläufe, damit du selbst (oder dein Team) weißt, was als Nächstes ansteht.

Wofür brauchst du ein Projektmanagement-Tool wirklich? 

• Aufgaben organisieren

• interne Prozesse abbilden

• Deadlines setzen

• den Überblick behalten

• To-Dos für verschiedene Projekte sortieren

• mit deinem Team zusammenarbeiten

Kurz gesagt, zeigt dir ein Projektmanagement-Tool genau, wie dein Projekt intern läuft. Aber eben nicht deinen Kunden. 

Mehr über, welche Systeme für kleine Agenturen besonders gut funktionieren, erfährst du im Beitrag „Die besten Asana-Alternativen für kleine Agenturen“.

Stärken deines Tools 

• Strukturen schaffen

• komplexe Abläufe übersichtlich machen

• Aufgaben priorisieren

• Zeit sparen bei wiederkehrenden Prozessen 

Dementsprechend sind Projektmanagement-Tools für die Arbeit als Freelancer oder Selbstständiger unverzichtbar. 

Aber deine Kunden brauchen etwas anderes 

Du brauchst deine Kunden nicht in dein Tool einladen, nur damit sie erfahren, wie du intern arbeitest. Das interessiert sie nicht und ist auch nicht für dich produktiv und sinnvoll. 

Deine Kunden müssen lediglich nur: 

• mit dir kommunizieren können

• Dateien finden

• den aktuellen Projektstatus sehen

• wissen, was von ihnen gerade gebraucht wird

Und genau in diesen Punkten hakt es oft bei den klassischen Projektmanagement-Tools. 

Wie du Kunden von Anfang an klar durch ein Projekt führst, liest du in unserem Artikel: „Was ein gutes Onboarding in deinem Projekt ausmacht – für dich und deine Kunden“.

Was genau macht dann ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist ein zentraler, leicht verständlicher Bereich, in dem deine Kunden alles finden, was sie für die Zusammenarbeit mit dir brauchen. Und das sollte einfacher aufgebaut sein als ein Projekt-Tool, durch das sich deine Kunden erst mal durcharbeiten müssen, um es zu verstehen. 

Während ein Projektmanagement-Tool für dich gebaut ist, ist ein Kundenportal ganz klar auf die Bedürfnisse deiner Kunden ausgerichtet.

Was bekommen deine Auftraggeber in einem Kundenportal?

• einen einzigen Link für alles

• klare Schritte und eine verständliche Reihenfolge

• den Projektstatus

• eine zentrale Dateiablage

• wichtige Infos ohne langes Suchen

• einen Kommunikationsort, der nicht überfordert

Ein Kundenportal ist also der Ort, an dem deine Kunden nicht fragen müssen, sondern direkt Antworten finden. 

Der entscheidende Vorteil 

Ein Kundenportal gibt deinen Kunden genau das, was ihnen im Projektalltag am meisten fehlt: Klarheit, Einfachheit und Orientierung. Es gibt euch einfach direkt ein besseres Gefühl in der Zusammenarbeit und schafft Vertrauen. 

Der Vergleich: Projektmanagement-Tool vs. Kundenportal

Wie wir uns nun aus den vorherigen Erklärungen erschließen können, werden Projektmanagement-Tools und Kundenportale oft als etwas Ähnliches angesehen, erfüllen aber am Ende doch ganz unterschiedliche Aufgaben. Der wichtigste Unterschied: Projektmanagement-Tools strukturieren deine interne Arbeit, aber Kundenportale strukturieren die Zusammenarbeit mit deinen Kunden.

Funktionsübersicht: Was bietet welches Tool? 

Alltagsbeispiel: So erleben Kunden den Unterschied 

In einem Projektmanagement-Tool: 

Sie sehen 20 Aufgaben, Tags, Status-Labels und Funktionen, die sie nicht verstehen. Daher entsteht bei ihnen oft Unsicherheit und sie fragen ständig nach.

Im Kundenportal: 

Sie sehen nur das, was für sie relevant ist: Was fertig ist, was gerade läuft und was sie selbst tun müssen. Dadurch keine Ablenkung und keine Verwirrung.

Aus diesem Grund ergänzen sich die beiden Tools eher, anstatt sich zu ersetzen. Du brauchst also eigentlich beides, um erfolgreiche Projekte umzusetzen. 

Die Erkenntnis: Beides ist unverzichtbar für strukturierte Aufträge 

Es macht wenig Sinn in der Praxis, sich für nur eins der beiden zu entscheiden. Das Problem dabei ist nur: Zwei getrennte Tools zu pflegen kostet Zeit, sorgt für doppelte Arbeit und führt oft wieder zu genau dem Chaos, das du eigentlich vermeiden willst.

Und wenn wir uns das Thema mal ganz genau anschauen, gehört dann doch beides zusammen und ist miteinander verbunden. 

Warum also nicht auch einfach mit einem System arbeiten, das beides miteinander verbindet? 

Die Lösung: Ein Tool, das beide Welten miteinander vereint

Proyex ist ein Projektmanagement-Tool und Kundenportal zugleich. Du musst nicht länger zwei Anwendungen pflegen oder Informationen doppelt eingeben. Denn deine Kunden sehen in Proyex nur das, was sie brauchen. Und du siehst alles, was für deine Arbeit relevant ist. 

Warum Proyex besonders für Kundenzusammenarbeit überzeugt, liest du im Beitrag „Warum Proyex die bessere Wahl ist, wenn du mit Kunden arbeitest“.

Ein Portal für deine Kunden und ein Arbeitsbereich für dich

Mit Proyex bekommst du:

• einen klaren Kundenbereich, der einfach verständlich ist

• einen internen Bereich, in dem du deine Abläufe organisieren kannst

• eine gemeinsame Oberfläche statt zwei getrennte Systeme

• weniger Kommunikationschaos

• eine automatische Dokumentation aller Schritte

Und das Beste daran ist, dass sich deine Kunden nicht extra dafür anmelden müssen. Du schickst ihnen lediglich eine Einladungsmail und sie sind direkt auf der Plattform. Und als Ergebnis bekommst du weniger Rückfragen und zufriedenere Kunden.  

Was Proyex von anderen Systemen abhebt

Viele Plattformen versuchen, entweder deine interne Organisation abzudecken oder deine Kunden besser durch Projekte zu führen. 

Erfahre mehr über die einzelnen Funktionen und Systeme in unserem ausführlichen Vergleichsartikel: “Die besten Projektmanagement-Tools für Freelancer & Agenturen im Vergleich”. So weißt du genau, welche Lösung für dein Business am meisten Sinn macht.

1. Proyex ist kein überladenes Projektmanagement-Tool, aber auch kein simples Kundenportal

Die meisten Systeme sind entweder zu komplex für Kunden oder zu simpel für deine internen Prozesse.

Proyex vereint beides: klar für Kunden, stark für dich.

2. Kunden sehen nur das, was sie wirklich wollen 

Keine hundert Buttons, keine Fachbegriffe und keine verwirrenden Ansichten.

Alles ist bewusst reduziert, damit deine Kunden sich nicht überfordert fühlen und du weniger erklären musst.

3. Du arbeitest intern strukturiert, ohne ein zweites System pflegen zu müssen

Da alles in Proyex passiert und du selbst eine integrierte Chat-Funktion im Tool hast, brauchst du dich nicht mehr länger über E-Mail-Chaos aufregen. Denn alles ist auf einer Plattform und bleibt auch da. 

4. Es wirkt sofort professionell ohne komplizierten Setup-Aufwand

Auch wenn du alleine oder im kleinen Team arbeitest:
Mit Proyex vermittelst du deinen Kunden das Gefühl, mit einer strukturierten, modernen Agentur zu arbeiten.

5. Entwickelt für Menschen und nicht für Technik-Liebhaber 

Viele Tools sind aus einer Entwickler Perspektive gebaut.

Proyex ist aus der Perspektive von Freelancern, kleinen Agenturen und Coaches entwickelt worden, die einfach arbeiten und klar kommunizieren wollen.

Fazit: Du musst dich nicht zwischen Kundenportal und Projektmanagement-Tool entscheiden

Am Ende geht es nicht darum, mehr Tools zu nutzen, sondern besser zu arbeiten. Denn du willst Zeit sparen, effizienter sein und mehr umsetzen. 

Proyex gibt dir genau das: einen zentralen Raum, der für dich und deine Kunden funktioniert.

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