Viele Freelancer und Agenturen wissen, dass sie sich spätestens beim ersten Kundenprojekt damit beschäftigen müssen. Ja, es geht um den Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV. 

Wann ist dieser wirklich nötig und wie organisierst du ihn sinnvoll?

Die gute Nachricht: Ein AVV ist kein Bürokratiemonster. Wenn du verstehst, worum es geht und ihn sauber in deine Projekte integrierst, wird er zu einem ganz normalen Teil deiner professionellen Arbeitsweise.

In diesem Artikel erfährst du, was ein AVV ist, wann du ihn brauchst und wie du ihn stressfrei im Projektmanagement nutzt.

Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag überhaupt?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist eine schriftliche Vereinbarung, die regelt, wer mit personenbezogenen Daten arbeiten darf und unter welchen Bedingungen. Der Vertrag klärt also, wer verantwortlich ist, wenn du im Auftrag eines Kunden mit Daten arbeitest.

Der AVV ist dabei kein Einzelthema, sondern Teil der Datenschutz-Grundverordnung. Wenn du tiefer verstehen willst, wie Datenschutz im Arbeitsalltag funktioniert, hilft dir auch dieser Überblick: “Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO”. 

Warum gibt es den AVV?

Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, also z. B.:

• Namen

• E-Mail-Adressen

• Telefonnummern

• IP-Adressen

• Kundendaten aus Formularen, CRM-Systemen oder Newslettern

muss laut DSGVO klar sein:

• wer die Daten „besitzt“ (Verantwortlicher)

• wer sie im Auftrag verarbeitet (Auftragsverarbeiter)

Genau das regelt der AVV.

Was bedeutet das für dich als Freelancer oder Agentur?

In deinen Projekten bist du nicht einfach nur irgendein Dienstleister, sondern du tust in den meisten Fällen viel mehr. Denn du pflegst die Inhalte auf der Website deines Kunden, du hast Zugriff auf Kundendaten im Backend, du arbeitest mit E-Mail-Listen, Formularen oder Mitgliederbereichen und du nutzt Tools, um Kundendaten zu speichern oder zu organisieren. 

In all diesen Situationen arbeitest du mit Daten im Auftrag deines Kunden. 

Und genau dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag da. 

Gerade wenn du regelmäßig mit Kunden arbeitest, ist es wichtig, Projekte sauber zu strukturieren und transparent aufzusetzen. Wie das konkret funktioniert, liest du hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”. 

Was beinhaltet der AVV?

Ja, im ersten Moment klingt dieser AVV nach viel Juradeutsch und Papierkram. Aber in der Praxis ist es gar nicht so kompliziert, denn der Vertrag regelt ein paar grundlegende Dinge, die für eine saubere Zusammenarbeit wichtig sind.

Welche Daten werden verarbeitet?

Im AVV wird festgehalten, mit welchen personenbezogenen Daten du im Projekt arbeitest.

In der Regel sind das:

• Namen und E-Mail-Adressen

• Kontaktdaten von Kunden oder Leads

• Inhalte aus Formularen

• Zugriff auf Backends, CRM-Systeme oder Mitgliederbereiche

Grundsätzlich geht es aber nicht darum, jede einzelne Datei im Projekt aufzulisten, sondern darum, die Art der Daten realistisch zu beschreiben. Damit bist du gesichert, denn alle Daten sind abgedeckt. 

Wofür dürfen die Daten genutzt werden?

Kurz gesagt:

✔️ Nutzung nur für das konkrete Projekt

❌ Keine private Nutzung

❌ Keine Weitergabe an Dritte

❌ Keine „Nebenverwendung“ für andere Zwecke

Damit schützt du nicht nur deinen Kunden, sondern auch dich selbst, weil deine Kunden transparent wissen, was mit ihren Daten passiert. Und du weißt für dich, was erlaubt ist und was nicht. 

Wie werden die Daten geschützt?

Im AVV steht auch, wie die Daten grundsätzlich geschützt werden. Dabei geht es nicht um technische Details, sondern um Prinzipien, zum Beispiel:

• Zugriff nur für berechtigte Personen

• sichere Passwörter

• geschützte Geräte

• kein offener Umgang mit sensiblen Daten

Dafür musst du kein IT-Profi sein, sondern deinen Kunden einfach zeigen, dass du verantwortungsvoll und professionell mit ihren Daten umgehst. 

Was passiert nach dem Projektende?

Ein ebenso wichtiger Punkt, der aber tatsächlich oft vergessen wird. Aber es ist für deine Kunden natürlich genauso wichtig zu wissen, was mit ihren Daten passiert, wenn das Projekt vorbei ist. Das wird auch im AVV geregelt:

• Zugänge werden gelöscht oder zurückgegeben

• gespeicherte Daten werden entfernt

• Unterlagen werden übergeben oder vernichtet

Damit legt ihr einfach fest, dass keine offenen Daten zurückbleiben, die eigentlich nicht mehr gebraucht werden. 

Wann brauchst du als Freelancer oder Agentur einen AVV? 

Sobald du im Projekt Zugriff auf personenbezogene Daten deines Kunden hast, bist du mitten im Thema Auftragsverarbeitung. Also in den Fällen, in denen dein Projekt größer wird als nur eine Beratung. Immer dann, wenn du im Auftrag deines Kunden mit seinen Daten arbeitest. 

Und genau dafür ist der AVV gedacht.

Wichtig:
Du musst keine Daten „besitzen“, damit ein AVV nötig wird.
Allein der Zugriff reicht oft schon aus.

AVV ist Standard, sobald du mit Kundendaten arbeitest

In der Praxis gehört ein AVV immer dazu, sobald du mit personenbezogenen Daten arbeitest. 

Egal ob:

• du für Kunden arbeitest

• mit Tools Daten speicherst

• oder andere Freelancer ins Projekt einbindest

Ein AVV ist kein Sonderfall, sondern Teil eines professionellen Setups. Wenn du also regelmäßig mit Kunden arbeitest, solltest du dich nicht fragen: „Brauche ich hier einen AVV?“, sondern „Wo ist er abgelegt und ist er im Projekt sauber dokumentiert?“. 

Typische AVV-Fehler im Alltag

Die meisten Probleme entstehen nicht durch fehlende AVVs, sondern durch fehlende Struktur. Und das kostet dich total viel Zeit am Ende. 

Typische Szenarien:

• der AVV liegt irgendwo im E-Mail-Postfach

• niemand weiß, ob er aktuell ist

• der Bezug zum Projekt fehlt

• Kunden fragen nach Dokumenten und du suchst

Und genau das willst du im Endeffekt bei Kundenprojekten vermeiden. 

Viele dieser Probleme entstehen übrigens nicht nur beim Datenschutz, sondern generell durch fehlende Projektstruktur. Welche typischen Fehler dich dabei Zeit kosten, habe ich hier zusammengefasst: “So arbeitest du effizienter: 5 Projektmanagement-Fehler, die dich Zeit kosten”. 

Die eigentliche Schwierigkeit ist nicht der AVV

Der AVV selbst ist eigentlich nicht das Problem. Denn wenn er einmal aufgesetzt ist, kannst du ihn immer wieder verwenden und anpassen. Das Problem besteht eher darin, dass er losgelöst vom Projekt in irgendwelchen Unterseiten existiert. 

Normalerweise soll der AVV einen hilfreichen Rahmen für das Projekt schaffen, anstatt zu einer lästigen Pflicht zu werden. 

AVVs da organisieren, wo sie hingehören: im Projekt 

Gutes Projektmanagement zeigt sich darin, dass alles da organisiert ist, wo es seinen Platz hat. Das heißt auch, dass der AVV immer direkt auffindbar für beide Parteien im Projekt sein sollte. Damit wird er nicht länger ein Stressfaktor für dich sein und ein Unsicherheitsfaktor für deine Kunden.

Wenn du Kunden stärker einbinden willst und gleichzeitig den Überblick behalten möchtest, ist eine klare Projektstruktur entscheidend. Wie du Kunden sinnvoll in Projekte integrierst, erfährst du hier: “Kunden in Projekte einbinden – So geht’s mit Proyex”. 

AVVs integrieren mit Proyex 

In Proyex kannst du den AVV direkt in das Projekt integrieren. Alles ist klar strukturiert und jederzeit auffindbar. Und dein Datenschutz wird nicht mehr länger ein Extra sein, sondern Teil deines professionellen Setups. 

Deine Kunden werden merken, ob Dinge organisiert sind. Das schafft Vertrauen und sorgt für entspannte Zusammenarbeit.

Fazit: AVV gehört zu gutem Projektmanagement

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist kein aufwändiges bürokratisches Konstrukt. Hast du ihn einmal klar aufgesetzt und in deine Projekte integriert, ist es nicht mehr länger eine große Hürde für dich. 

In Proyex kannst du das ganz automatisch machen und deinen AVV in integrierten Projekt-Templates sofort finden. 

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