Du sitzt im Café mit Laptop auf dem Tisch. Sonnenstrahlen glitzern auf der Wasseroberfläche und spiegeln sich im ruhigen Meer vor dir. Und während du am nächsten Kundenprojekt arbeitest, wird dir dein Iced Cappuccino serviert. 

Klingt nach einem Pinterest-Traum, oder? 

Aber für viele Freelancer, Webdesigner oder Coaches ist das lange kein Traum mehr. Es ist ein Ziel, das nach Freiheit schreit, aber mit viel Verantwortung einhergeht. 

Denn wer mit Kunden zusammenarbeitet, weiß, welches Chaos manchmal zu bewältigen ist. Und dies dann auch noch ortsunabhängig und manchmal sogar mit Zeitverschiebung zu machen, kann herausfordernd sein. 

Doch ortsunabhängiges Arbeiten funktioniert, wenn du die richtigen Systeme, Tools und Abläufe hast. 

Du musst wissen, wie du deine Kunden auch in Bali professionell betreuen kannst und wie du dein Business aufstellst, so dass es läuft, egal, wo du bist. 

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie genau das funktioniert. 

Ortsunabhängig Arbeiten ist kein Traum mehr

Früher war „ortsunabhängig arbeiten“ so ein Buzzword, das man mit digitalen Nomaden, Bali-Videos und MacBooks am Strand verbunden hat. Heute ist das anders.

Immer mehr Freelancer oder auch kleine Agenturen merken: Es geht nicht um Palmen und Sonne, es geht um Freiheit und Struktur. 

In den letzten Jahren wurde der Traum von remote arbeiten immer wahrer, denn Kunden sind flexibler geworden, Tools leistungsfähiger und Geschäftsmodelle digitaler. Und verglichen mit anderen Ländern schneidet Deutschland bei der Internetgeschwindigkeit oft sogar schlechter ab. 

Freiheit ja, Chaos nein danke: Was ortsunabhängiges Arbeiten wirklich bedeutet

Viele denken bei ortsunabhängigen Arbeiten zuerst an Reisen, Sonne und Freiheit.

Aber in der Praxis geht es um etwas anderes: Selbstmanagement und professionelle Abläufe.

Denn wenn du unterwegs bist, kann sich niemand schnell an deinen Schreibtisch stellen und fragen, wie der Stand im Projekt ist.

Ortsunabhängiges Arbeiten funktioniert nur, wenn du sichtbar organisiert bist, für dich, deine Kunden und deine Kollegen. 

Das heißt:

• Klare Deadlines, die nicht im Postfach verschwinden

• Aufgaben, die nachvollziehbar sind

• Updates, die automatisch fließen

• Kommunikation, die nicht über fünf Ecken geht 

Freiheit braucht eben Systeme, um im Digital Nomad Lifestyle nicht unterzugehen. 

Die größte Angst vieler Digital Nomads: Wie soll das mit meinen Kunden funktionieren? 

Projekte managen, Kunden betreuen, Calls planen und das alles von einem anderen Land aus oder vielleicht sogar von einem fremden Kontinent. Genau das ist der Punkt, an dem viele scheitern.

Du brauchst nicht nur genug Selbstdisziplin, um da zu arbeiten, wo andere Urlaub machen, sondern musst auch dein Kundenerlebnis neu denken. Es braucht Transparenz, planbare Kommunikation und klare Strukturen. 

Wie du Kundenprojekte ordentlich aufsetzt, erfährst du hier: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”.

Und wenn du das geschafft hast, passiert etwas Spannendes: Deine Kunden merken gar nicht, wo du dich gerade aufhältst. 

Sie merken aber, dass du zuverlässig bist, dass du Feedback schnell umsetzt und dass alles funktioniert, weil du mit Systemen arbeitest, die dich tragen.

Da beginnt ortsunabhängig Arbeiten, das wirklich funktioniert.   

Die größten Hürden auf dem Weg zum Laptop-Business 

Du musst deine Freiheit organisieren und brauchst Strukturen, die dir helfen, auch wenn du zwischen Flughäfen, Zeitzonen und Projekten wechselst.

Hier sind die drei größten Stolpersteine, über die viele Digital Nomads am Anfang fallen und wie du sie elegant umgehst.

💬 Kundentransparenz und Kommunikation 

Der Klassiker: Kunde A will wissen, wie es läuft. Kunde B fragt zum dritten Mal nach der Freigabe. Und du suchst irgendwo zwischen Slack, Mail, WhatsApp und Notion nach dem letzten Status Update.

Was du brauchst, ist eine klare Kommunikationsstruktur:

• Ein fester Ort, an dem alle Infos liegen

• Updates, die automatisch fließen

• Klare Erwartungshaltung: wann du erreichbar bist, wann nicht

Denn wenn deine Kunden wissen, was passiert, vertrauen sie dir, unabhängig davon, ob du in Berlin oder Bangkok sitzt.

Wie du deine Kundenkommunikation noch einfacher machst, kannst du hier nachlesen: “Weniger Mails, mehr Überblick: Projekt-Status automatisch teilen”.  

📂 Projektorganisation unterwegs 

Zeitzonen, wechselnde Arbeitsumgebungen, schwankendes Internet… Das sind alles Herausforderungen für dein Projektmanagement, die es nicht zu unterschätzen gilt. 

Was ist offen? Was ist erledigt? Wer wartet worauf? 

Auf diese Fragen solltest du eine Antwort haben.

Die Lösung: Tools, die dich durch den Tag führen. Das ist die Basis, damit du auch von unterwegs professionell bleibst.

☀️ Fokus behalten, auch wenn es draußen 30 Grad sind 

Du wirst beim Reisen mehr Ablenkung haben als in Deutschland, im Büro oder im Homeoffice. Sonne, Meer, neue Leute, spontane Trips und plötzlich sind drei Stunden weg, bevor du überhaupt angefangen hast mit deiner Arbeit.

Der Schlüssel liegt in Selbstdisziplin, routinierten Arbeitsblöcken und klaren Grenzen:

• Feste Fokuszeiten, auch wenn es nur drei Stunden sind

• To-Do-Listen, die realistisch sind

• Tools, die dich nicht ablenken, sondern unterstützen (z.B. Proyex) 

• Klare Arbeits- und Freizeitgrenzen, auch unterwegs 

• Routinen, die dich erden 

• Langfristige Vision oder Motivation, um den Alltag sinnvoll zu strukturieren

Denn ortsunabhängig zu arbeiten heißt nicht, ständig erreichbar zu sein, sondern zu wissen, wann du arbeitest und wann du lebst.

Tools und Systeme, die dein ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern 

Das richtige Setup ist alles, wenn du unterwegs arbeitest. Aber damit meinen wir nicht die beste Kamera oder den schnellsten Laptop. 

Zwischen Slack, WhatsApp, Trello, Google Drive und E-Mail verläuft jedes Projekt irgendwann. Und genau das killt dein Freiheitsgefühl. Denn du bist plötzlich wieder Projektmanager und Krisenlöser. 

Du nutzt noch Trello? Schau dir den Vergleich an: “Trello vs Proyex - Was ist besser für dein Kundenmanagement?”

Wie Proyex dein Projektmanagement unterwegs erleichtert 

Proyex gibt dir dein Freiheitsgefühl zurück und funktioniert wie ein digitales Rückgrat, wenn du an jedem Ort der Welt arbeiten möchtest. 

Mit Proyex hast du:

• Alle Kundenprojekte an einem Ort: kein Hin-und-Her-Springen zwischen Apps

• Transparente Kommunikation: jeder sieht, was läuft, ohne Nachfragen

• Automatische Status-Updates: Kein „Wie ist der Stand?“ mehr im E-Mail-Postfach

• Kundenportale: Sie wirken professionell und schaffen Vertrauen

• Deadlines und Aufgaben im Griff: Auch wenn du gerade am Flughafen sitzt

​​Proyex ist so aufgebaut, dass du kein Tech-Genie sein musst, um es zu nutzen. Es ist intuitiv, modern und spart dir jede Woche Stunden an Koordination.

Direkt dazu: “Warum Proyex die bessere Wahl ist, wenn du mit Kunden arbeitest”.

Praxisbeispiel: So läuft dein Tag mit Proyex

Du öffnest morgens deinen Laptop, egal ob in Frankfurt, Bali oder Barcelona. 

Erster Blick auf dein Proyex Dashboard und du siehst:

• 🛠️ Welche Projekte gerade laufen: übersichtlich und nach Meilensteinen sortiert

• 📅 Was heute ansteht: klar priorisiert

• 📨 Welche Kunden schon Feedback oder Freigaben gegeben haben: direkt im Projekt 

• 🏁 Welche Aufgaben dein Team bereits erledigt hat: inklusive Fortschrittsanzeige 

• ⏰ Welche Deadlines als Nächstes anstehen: damit du immer im Zeitplan bleibst

• ⏳ Welche Revisionen noch offen sind: ohne E-Mail-Chaos 

• 📁 Wichtige Dateien, Designs oder Entwürfe: sofort auffindbar 

• 🤝 Kundenkommunikation an einem Ort: transparent, DSGVO-konform und ohne WhatsApp Benachrichtigungen

• 💬 Chats mit deinen Kollegen: interne Kommunikation ohne Drittanbieter wie Slack

Alles ist da - transparent, sortiert, stressfrei.

Effizient bleiben, auch zwischen Bali und Berlin

Effizienz ist kein Zufall, sondern das Ergebnis von routinierten Abläufen und klaren Systemen. Wer ortsunabhängig arbeitet, braucht beides: Struktur im Kopf und Tools, die dich dabei unterstützen.

Wie du gewisse Fehler in deinen Projekten vermeidest und somit so effizient wie möglich bleibst, findest du hier: “So arbeitest du effizienter: 5 Projektmanagement-Fehler, die dich Zeit kosten”. 

Neue Routinen für mehr Fokus

Routinen können dein Business retten. Gerade auf Reisen, wo jeder Tag anders aussieht, geben dir kleine Gewohnheiten Stabilität.

So kannst du arbeiten, ohne ständig neu zu „starten“:

• Feste Fokuszeiten: z. B. 8-11 Uhr, bevor der Tag losgeht.

• Rituale: Gleicher Startpunkt z. B. Laptop auf, Kaffee, 5-Minuten-Tagesplanung.

• Abschaltzeiten: Keine Mails mehr nach 19 Uhr, weil dein Kopf auch mal frei braucht.

Disziplin ist dein Hebel zur Freiheit. Wenn du deine Energie richtig einteilst, planst du auch automatisch deinen Erfolg. 

Auch Grenzen zu setzen ist wichtig in einem erfolgreichen Business. Lies “So setzt du klare Projektgrenzen ohne dein gutes Verhältnis zu ruinieren”, um mehr darüber zu erfahren. 

Automatisiere, was geht 

Je mehr du automatisiert, desto mehr Freiheit bleibt dir. Nutze Tools, die dir wiederkehrende Aufgaben abnehmen:

• Rechnungen und Zahlungserinnerungen automatisch versenden

• Feedback-Requests und Status Updates automatisiert ausspielen

• Aufgaben priorisieren lassen, statt sie ständig selbst zu sortieren

Proyex kann dich dabei wieder gut unterstützen. Einmal eingerichtet, läuft auch schon vieles von selbst. Kunden bekommen Updates, Deadlines bleiben im Blick und Projekte bewegen sich, auch ohne dein ständiges Eingreifen.

Fazit: Arbeiten, wo du willst kann so einfach sein

Selbst zu entscheiden, wo und wie du arbeitest, ist große Freiheit und Selbstmanagement zugleich. Es bedeutet strukturiert an deinen Alltag ranzugehen, sich sinnvolle Routinen beim Reisen aufzubauen und diszipliniert zu bleiben, auch wenn alle anderen an den Strand gehen. 

Deine Struktur ist kein Gegner, sondern dein Sicherheitsnetz: Sie sorgt dafür, dass du Projekte souverän führst, Kunden begeisterst und dein Business nicht dich steuert, sondern du dein Business. 

Wenn du ortsunabhängig arbeiten willst, ohne im Chaos unterzugehen, kann ein Tool wie Proyex dir dabei helfen.
Registrier dich kostenlos in Proyex und probier es selbst aus, egal, wo du gerade bist.