Du produzierst regelmäßig Reels für Kunden, doch jedes Projekt fühlt sich an wie ein neuer Start bei null? 

Es gibt zu viele Kanäle, unklare Absprachen und ständig neue Anforderungen. Meistens liegen die Engpässe in den Abläufen und in der Kommunikation. Das ist der ganz normale Agenturalltag, aber er muss nicht so bleiben.

In diesem 5-Schritte-Guide zeigen wir dir, wie du 2025 deine eigene Reel-Agentur aufbaust und das ganz stressfrei.

Schritt 1: Definiere dein Angebot

Bevor du dich mit Tools, Preisen und Prozessen auseinandersetzt, musst du erst mal wissen, was du eigentlich verkaufen willst. Denn du verkaufst nicht einfach nur geschnittene Videos, sondern Ergebnisse, die deinen Kunden zu mehr Sichtbarkeit, Vertrauen oder Kundenanfragen verhelfen.

Gehe also mit Strategie an deine Angebotsfindung ran und versetze dich in deine Kunden. Was möchtest du deinen Kunden abnehmen an Arbeit und was sollen sie am Ende von dir alles geliefert bekommen? Überlieferst du ihnen nur die fertigen Reels oder einen kompletten Social-Media-Baustein mit Konzept, Posting-Plan und Auswertung? 

Klarheit spart dir einige Stunden an Chaos-Kommunikation, wenn sich alle darüber bewusst sind, was in deinen Angeboten enthalten ist. 

Beispiel: So sieht ein klares Reel-Angebot aus

1. Mini-Agentur für Coaches

→ Du übernimmst Skript, Schnitt und Upload von Anzahl X Reels pro Monat, plus Feedback-Call und Reporting.

2. Creative-Support für Agenturen

→ Du bist die ausgelagerte Reel-Produktion für Teams, die Content brauchen, aber keine Zeit haben, selbst zu drehen.

3. Done-with-You-Modell
   → Du coachst deinen Kunden in Strategie und Hook-Entwicklung, während du Produktion und Schnitt übernimmst. 

Natürlich gibt es unzählige Modelle und Angebote. Finde da deine goldene Mitte und suche dir ein paar Angebote raus, die am besten zu dir passen. Aber je klarer du diese Positionierung formulierst, desto einfacher wird alles danach. 

💡 Tipp: Finde deine richtigen Pakete 

Lege ein kurzes Dokument an und stelle dir folgende Fragen, um dir dein richtiges Fundament zu kreieren. 

• Wer ist deine Zielgruppe?

• Welches Problem löst du?

• Was ist im Paket enthalten?

• Was kostet’s?

Praxisbeispiel: “Reel Growth Paket” 

• Angebotsname: „Reel Growth Paket“

• Zielgruppe: Selbstständige Coaches und Berater

• Versprechen: Mehr Reichweite und Vertrauen auf Instagram mit professionellen Reels, die Ergebnisse bringen.

Leistungsumfang:

• 1 Content-Strategie-Call 

• 4 Reels pro Monat (Skript + Schnitt + Untertitel + Upload)

• 1 Feedback-Schleife pro Video

• Monatliches Mini-Reporting (Was lief gut? Was kann optimiert werden?)

Kommunikation und Prozesse:

• Projektübersicht und Feedback im Tool (z. B. in Proyex)

• Klare Freigaben

• Transparente Timings: du weißt immer, wann was fertig ist

Preis:
ab 990 € / Monat

Schritt 2: Baue dein Fundament mit Tools und Abläufen 

Jetzt, wo dein Angebot steht, brauchst du Struktur. Um klare Abläufe und Automatisierungen zu haben, ist es am sinnvollsten, alles an einem Ort zu bündeln. 

In einem Projekttool wie Proyex kann das zu einer Kleinigkeit werden. 

Proyex ist wie dein digitales Studio-Backoffice. Alles, was bei dir sonst über 5 Plattformen läuft, findest du hier in einem klaren, visuell geordneten Workspace:

• 🗂️ Aufgaben und Deadlines: Du siehst auf einen Blick, welche Reels gerade laufen.

• 💬 Feedback direkt im Projekt: Kunden kommentieren an der richtigen Stelle, nicht per Voice-Memo.

• 📸 Dateien und Assets: Uploads, Skripte und Thumbnails sind alle in einem Ordner gespeichert.

• 📅 Status-Transparenz für Kunden: Sie loggen sich ein und sehen live, was fertig ist.#

Beispiel: So sieht dein Workflow mit Proyex aus 

1. Erstes Projekt anlegen 

Sobald du in Proyex registriert bist, kannst du ein “Neues Projekt” anlegen. Benenne dein Projekt (z.B. Reels Paket - Kunde XY) und lege eine kurze Beschreibung an. 

Außerdem kannst du direkt im Projekt Aufgaben und Meilensteine mit Deadlines anlegen, damit jeder Arbeitsschritt transparent bleibt. 

Wie du deine Projekte am besten anlegst, erfährst du hier “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”. 

2. Kunden ins Projekt einladen

Mit der E-Mail-Adresse deines Kunden lädst du ihn ganz einfach ein und schon hat er Zugriff auf den Projektstatus, relevante Dateien und alle aktuellen Aufgaben. Er kann auch die Rohdaten im Tool hochladen, damit du direkt mit der Arbeit beginnen kannst. 

3. Produktion und Schnitt

Du arbeitest an deinen Reels, schneidest, bearbeitest und kannst sie im Anschluss wieder in Proyex hochladen und freigeben. Des Weiteren kannst du den Projektstatus immer up to date anpassen, wie z.B. “in Bearbeitung” und “Fertig”. 

4. Feedback und Freigabe 

Dein Kunde kann dir in Proyex Kommentare hinzufügen und Feedback geben. Keine Mails und kein Kommunikations-Chaos für dich. 

So machst du aus deinem Workflow schnell und einfach einen echten Agenturprozess anstatt Projektzirkus. 

Lies auch “Die besten Agenturmodelle 2025” und erfahre, welches Modell am besten zu deiner Reel-Agentur passt. 

Schritt 3: Kommunikation und Transparenz ist das A und O 

Du wartest auf Feedback deines Kunden und dein Kunde wartet auf Ergebnisse, weil deine letzte Mail im ganzen Chat-Chaos untergegangen ist. Und genau deswegen empfehlen wir Proyex. 

Mit Proyex kannst du deinen kompletten Kundenprozess offen, aber kontrolliert gestalten:

• 📋 Projektstatus in Echtzeit: Kunden sehen genau, welche Reels in Arbeit, zur Freigabe oder fertig sind.

• 💬 Feedback an der richtigen Stelle: Kein endloses Mail-Pingpong, kein „Version_final_FINAL_v3“.

• 📎 Dateien und Kommunikation verknüpft: Skripte, Clips, Kommentare sind alle an einem Ort. 

• 🔔 Automatische Updates: Kunde bekommt Benachrichtigungen, wenn was fertig oder kommentiert ist.

• 🤝 Interne Chats: Falls du in einem Team arbeitest, kannst du in Proyex mit der internen Chatfunktion deine Kollegen auf dem neuesten Stand halten und der Austausch muss nicht über Drittanbieter wie Slack stattfinden.

Konkret bedeutet das für dich, du kommunizierst zwar weniger, aber besser. Wie du deine Feedbackprozesse noch transparenter gestaltest, erfährst du hier: “Die besten Tipps für eine produktive Feedback-Kultur.”

💡 Tipp: Klare Regeln sind entspannte Projekte 

Transparenz heißt nicht, dass du alles offenlegen musst. Es heißt: Du gibst deinen Kunden Rahmen und Sicherheit.

• Wie viele Feedbackrunden gibt’s?

• Wie schnell müssen Rückmeldungen kommen?

• Wann gilt ein Projekt als abgeschlossen?

Schreib das einmal klar auf (z. B. im Onboarding oder Vertrag) und du sparst dir 80 % der typischen Missverständnisse. 

Mit Proyex kannst du diese Regeln direkt ins Projekt integrieren, z. B. als Checkliste, Reminder oder Statuslabel.

Schritt 4: Kundengewinnung ohne Social-Burnout 

Kundengewinnung ist kein Marathon auf Social Media. Du brauchst Klarheit in deiner Positionierung und ein System, das Vertrauen aufbaut. Die meisten Freelancer und Mini-Agenturen machen den Fehler, ständig Content zu produzieren, ohne ihre Zielgruppe überhaupt richtig zu kennen. Das kann schnell zum Dauerstress führen, vor allem wenn es noch dazu kaum Anfragen mit sich bringt. 

Fokus auf Positionierung statt Dauer-Content 

Deine potenziellen Kunden suchen jemanden, der ihr Problem versteht und Ergebnisse liefern kann. 

• Schreib auf deine Website oder in deine Bio, für wen du arbeitest. „Ich helfe Coaches, mit Reels planbar Kundenanfragen zu bekommen.”

• Zeig Ergebnisse, nicht nur Arbeit. „Von 0 auf 10.000 Views in einer Woche, mit Strategie statt Zufall.“

• Nutze Cases, bevor du Ads nutzt.

Nutze deine bestehenden Kontakte clever 

Mach’s dir leicht:

• Schreib ehemaligen Kunden proaktiv an ohne sie zu nerven 

• Bitte Stammkunden um Weiterempfehlungen am besten mit konkretem Angebot

• Bleib präsent, aber entspannt: ein paar Stories, LinkedIn-Posts oder Behind-the-Scenes reichen völlig.

Das Ziel: Vertrauen durch Präsenz, nicht durch Daueroutput.

Automatisiere deine Prozesse 

Wenn du erstmal regelmäßig Anfragen bekommst, brauchst du ein System, das diese automatisch filtert und strukturiert. Und auch Statusupdates sollten regelmäßig automatisiert werden, damit du dir den Aufwand sparst.

Proyex kann dir dabei helfen und für einen ordentlichen Überblick sorgen. 

Quick Wins für mehr Sichtbarkeit

Wenn du keine Zeit hast, andauernd Content für dich selbst zu kreieren, kannst du mit drei einfachen Wegen bereits schnell auf dich auf dich aufmerksam machen, um Kunden zu erreichen. 

1. Portfolio-Highlights
   Zeig deine besten Reels als Mini-Galerie oder Case Reel auf deiner Website oder Insta-Pinnwand.

2. Behind-the-Scenes statt Werbesprech
   Zeig, wie du arbeitest, nicht nur das Endprodukt. Authentizität gewinnt Vertrauen.

3. Testimonials und Ergebnisse posten
   Ein Screenshot von „Danke, mega Ergebnis!“ wirkt mehr als 10 Trend-Videos.

Schritt 5: Skalieren mit System

Wenn deine Abläufe stehen und Anfragen reinkommen, ist der nächste Schritt: mehr schaffen, ohne mehr zu arbeiten.

Heißt: Prozesse standardisieren, Aufgaben abgeben, Systeme nutzen. 

Standardisiere, was funktioniert

Mach aus wiederkehrenden Aufgaben Vorlagen, z. B. Onboarding, Reels, Feedback, Reporting. In Proyex legst du dafür einfach Projekt-Templates an, kopierst sie mit einem Klick und fertig.

Wie du diese am besten nutzen kannst, erfährst du hier: “Projekt-Templates effizient nutzen: So sparst du Zeit bei jedem Auftrag”.  

Outsource smart 

Gib ab, was andere genauso gut (oder besser) machen: Schnitt, Untertitel, Uploads.

Behalte Strategie und Kundenkontakt selbst. Das schafft dir Raum, um noch produktiver an deine Projekte ranzugehen. 

Automatisiere smart

Wiederkehrende Erinnerungen, Freigaben und Reports können in Proyex automatisch automatisiert werden. Spart Zeit und Organisation. 

Fazit: 2025 ist dein Jahr für Wachstum als Reel-Agentur 

Um eine erfolgreiche Reel-Agentur aufzubauen, brauchst du Prozesse und transparente Kommunikation, die dich unterstützen und deinen Kunden ein sicheres Gefühl geben. 

Proyex hilft dir genau dabei: Projekte bündeln, Feedbacks strukturiert einsehen und am Ende Zeit sparen, um effizienter zu arbeiten. 

Teste Proyex jetzt kostenlos und bring deine Reel-Produktion aufs nächste Level.