Du willst deine eigene SMMA (Social Media Marketing Agency) starten, hast aber noch keinen klaren Fahrplan?

In diesem Guide zeigen wir dir, wie du in fünf einfachen Schritten von der Idee zur funktionierenden Agentur kommst. Sobald du weißt, worauf es wirklich ankommt, ist es plötzlich gar nicht mehr schwer.

Warum du jetzt wie eine Agentur denken solltest

Als Freelancer oder Solo-Selbstständiger arbeitest du ständig im Projekt, aber selten am Business. Du machst gute Arbeit, aber alles hängt am Ende an dir: Kommunikation, Deadlines, Rechnungen, Feedback-Schleifen. Das ist kein System, das wächst. 

Der Unterschied zwischen Freelancern und erfolgreichen Agenturen liegt nicht im Talent, sondern in der Struktur. Agenturen haben Prozesse und Standards, was für Zuverlässigkeit und Vertrauen bei Kunden sorgt.
Wenn du dir also eine erfolgreiche SMMA aufbauen willst, fang nicht mit mehr Kunden an, sondern mit besseren Abläufen.

Schritt 1: Positionierung - Finde deine profitable Nische 

Wenn du mit einer SMMA durchstarten willst, musst du erstmal wissen, wohin der Weg für dich überhaupt geht. 

Viele beginnen mit „Ich biete Social Media für alle an“, was genau der Fehler ist. Niemand fühlt sich von “alle” angesprochen. Deine Positionierung ist der Unterschied zwischen “Ich mache Social Media” und “Ich helfe Coaches, mit Instagram planbar Kunden zu gewinnen.”

Je klarer du deine Zielgruppe definierst, desto einfacher wird der Rest, denn du kennst bereits abgestimmt die Bedürfnisse und Probleme deiner Zielgruppe und kannst somit gezielt Lösungen anbieten, statt alles für jeden zu machen. 

💡 Tipp: Wähle Kunden, die zu deinem Angebot passen 

Schau dir deine bisherigen Kunden an: Mit wem hat die Zusammenarbeit am meisten Spaß gemacht? Wer hat am meisten bezahlt und warum? Das ist oft schon dein Hinweis auf die richtige Nische. Und keine Sorge: Eine Nische schließt niemanden aus. Sie zieht nur die Richtigen an.

Schritt 2: Pakete und Preise statt individuelle Chaos-Angebote

Auch wenn jeder Kunde eigene Bedürfnisse und Wünsche hat, ist es für dich wichtig dein Angebot zu standardisieren. Mach aus individuellen Leistungen klare Pakete, die Kunden verstehen und schnell buchen können. Es macht dir nur unnötig viel Arbeit, jedes deiner Angebote individuell an jeden Kunden anzupassen. 

Beispiele: 

• Paket 1: Content Creation: 8 Posts + 1 Reel pro Monat

• Paket 2: Social Media Management: Content + Community + Reporting

• Paket 3: Full Service: Strategie, Content, Ads + monatliches Consulting

Das macht deine Leistung vergleichbar, planbar und professionell. Du musst weniger erklären, und Kunden haben das Gefühl: „Hier weiß jemand, was er tut.“

Wie du Preise kommunizierst, ohne dich zu rechtfertigen 

Wenn du dann erst mal deine Pakete zusammen hast und alles kalkuliert ist, kommt der nächste Schritt: über Geld sprechen, ohne dich klein zu machen. 

Viele rechtfertigen sich für ihre Preise, bevor die Kunden überhaupt etwas gesagt haben. Aber wenn du den Wert deines Angebots klar zeigst, brauchst du dich nicht zu erklären. Deine Kunden werden sich nicht dafür interessieren, wie lange du für Projekt XY brauchst. Sie wollen wissen, was sie davon haben. Statt: „Das kostet 1.200 €, weil ich dafür zehn Stunden brauche.“ Sag lieber: „Das Paket kostet 1.200 €. Damit bekommst du Content, der deine Reichweite erhöht und neue Anfragen bringt.“

• Nenn deinen Preis ohne Entschuldigungen.

• Kommuniziere zuerst den Nutzen, dann den Preis.

• Und: Dein Kunde darf den Preis verstehen, aber du musst ihn nicht verteidigen.

Schritt 3: Prozesse und Tools für ein System mit reibungslosen Projekten 

Klar, du kannst alles über Chat, E-Mail und Excel-Listen managen, aber das wird schneller unstrukturiert, als du dir wünschst. Dann wird es unübersichtlich, Feedback geht verloren und du verbringst mehr Zeit mit Nachfragen als mit echter Arbeit. 

Daher brauchst du ein unterstützendes System, das für dich arbeitet. Und genau da setzt Proyex an: 

Transparente Kundenkommunikation 

In Proyex lädst du deine Kunden in das Projekt ein. Sie müssen sich nicht anmelden oder registrieren. Und dir spart es Zeit und du musst nicht 20 Nachrichten am Tag über verschiedene Chats mit deinen Kunden austauschen. Alles passiert direkt im System und ohne die Überladung, die du von Tools wie Asana oder ClickUp kennst. 

Auftragsfreigabe und Feedback 

Einer der größten Zeitfresser: Feedback-Schleifen per E-Mail oder Chat. In Proyex können Kunden Entwürfe, Aufgaben oder Meilensteine direkt freigeben oder kommentieren. Dadurch habt ihr kein Durcheinander mit PDFs und Screenshots. 

Datenschutz und Sicherheit 

Proyex ist DSGVO-konform mit Datenspeicherung in Deutschland. Das ist besonders wichtig, gerade wenn du im europäischen Raum arbeitest. Du nimmst Datenschutz ernst, ein Punkt, der bei vielen Agenturen den Unterschied macht.

Wenn du mehr zum Thema DSGVO im Projektmanagement wissen willst, schau dir an: “Datenschutz ohne Stress: Alles zur DSGVO“.

Schneller Start 

Proyex ist sofort startklar, kostenlos testbar und braucht keine monatelange Einrichtung. So steht dein neues Agentur-System in wenigen Stunden. 

Schritt 4: Kundengewinnung für einen konstanten Anfrage-Flow

Kunden zu gewinnen ist kein Glücksspiel. Wie bereits oben beschrieben, steht deine Positionierung an erster Stelle. Daraus ergibt sich dann die richtige Nische und deine passenden Wunschkunden. Wenn du deine SMMA aufbauen willst, brauchst du nicht nur „mehr Reichweite“, sondern die richtigen Kunden, die verstehen, was du tust und warum du es gut machst. 

Zeig, dass du lieferst 

Menschen buchen keine Dienstleistung, sie buchen Sicherheit. Zeig also, dass du zuverlässig Ergebnisse erzielst.
Das geht am einfachsten mit Social Proof:

• Zeig echte Beispiele deiner Arbeit

• Veröffentliche Mini-Fallstudien (z. B. „Wie Kunde X 30 % mehr Reichweite erzielte“)

• Lass zufriedene Kunden zu Wort kommen

Nutze Content, der Kunden anzieht statt überredet 

Kundengewinnung heißt heute nicht „jeden anschreiben“, sondern sichtbar sein für die Richtigen. Das klappt mit Content, der zeigt, dass du ihr Problem wirklich verstehst.
Zum Beispiel:

• Instagram oder LinkedIn: Kurze Posts über Learnings aus Projekten

• Newsletter oder Blog: Tipps, Fehleranalysen, Vorher-Nachher-Cases

• Video-Content: Zeig, wie du arbeitest und nicht nur, was du anbietest

Empfehlungen strategisch nutzen

Deine besten Kunden kommen über andere Kunden. Frag nach Weiterempfehlungen oder Review, sobald ein Projekt gut läuft. Und mach es deinen Kunden nicht zur Schwierigkeit, dich weiterzuempfehlen. Dies gibt potenziellen Neukunden sofort einen Einblick, wie strukturiert du arbeitest.

Wie du deine Kundenprojekte organisiert aufbaust, kannst du hier nachlesen: “So organisierst du Kundenprojekte in einem Tool ohne Chaos”. 

Schritt 5: Wachstum und Team, damit du zu einer echten Agenturstruktur kommst 

Deine Prozesse stehen und deine Kundengewinnung läuft. Dann wirst du früher oder später etwas Unterstützung brauchen. Mehr Anfragen für dich sind gut, aber nur, wenn es dich nicht überfordert. Das Ziel ist nicht, dich kaputt zu arbeiten, sondern ein System zu bauen, das auch ohne dich funktioniert.

Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt abgeben

Viele warten zu lange, bis sie Hilfe holen. Aber Wachstum heißt nicht immer, direkt Mitarbeiter einzustellen. Oft reicht es, kleine Aufgaben an Freelancer oder Assistenzen auszulagern. 

💡 Tipp:

Mach eine Liste mit Aufgaben, die du nicht zwingend selbst erledigen musst. Wenn du merkst, dass du sie regelmäßig wiederholst, ist das dein erstes Outsourcing-Potenzial.

Struktur für das ganze Team 

Sobald du in einem Team arbeitest, braucht es klare Strukturen. Ihr müsst gemeinsam in einem System arbeiten, das jeder versteht und für alle einfach ist. 

Hier kommt wieder Proyex ins Spiel:

• Weise Aufgaben und Deadlines zu

• Lass Teammitglieder direkt im Projekt arbeiten

• Sieh auf einen Blick, was erledigt ist und wo Feedback fehlt

• Chatte mit deinen Kollegen in der integrierten Chat-Funktion

Wie du deine Projektstruktur Schritt für Schritt optimierst, findest du hier: “Projektstruktur optimieren: So erstellst du in Proyex eigene Projektseiten.” 

Gemeinsame Verantwortung 

Was ist wichtig? Wo braucht jemand Unterstützung? Gemeinsames Arbeiten im Team stärkt das Verantwortungsbewusstsein und die Zusammenarbeit. Und auch deine Kunden merken den Unterschied: Ein eingespieltes, organisiertes Team wirkt professionell und liefert verlässlich.

Schritt für Schritt zum echten Agenturbusiness

Das Ziel ist kein Riesenunternehmen, sondern ein stabiles, sauberes System, das funktioniert. Mit jedem neuen Projekt kommt mehr Erfahrung dazu, mehr Wissen und mehr Wachstum. Du schaffst das, wenn du professionell bleibst und dich mit deinem Team gut organisierst. Du arbeitest im System, nicht mehr im Stress.

Fazit: Dein Fahrplan zur erfolgreichen Social Media Marketing Agentur

Eine erfolgreiche Agentur entsteht nicht über Nacht. Aber du kannst klaren Strukturen folgen, um zuverlässig starke Ergebnisse zu erzielen. 

Wenn du diese fünf Schritte gehst, hast du alles, was du brauchst:

1. Positionierung: Du weißt genau, für wen du arbeitest.

2. Pakete und Preise: Deine Angebote sind klar und verkaufen sich leichter.

3. Prozesse und Tools: Du arbeitest transparent, effizient und professionell in einem Tool wie Proyex.

4. Kundengewinnung: Du ziehst planbar die richtigen Kunden an.

5. Wachstum und Team: Du baust ein System auf, das mit dir wächst. 

Mit Proyex kannst du dir das passende Fundament für eine moderne SMMA aufbauen. So behältst du deine Projekte im Griff und lieferst Ergebnisse, die überzeugen.

Starte heute mit Proyex und setz den ersten Schritt für deine Social Media Marketing Agentur.